Eenmanszaak starten: word zelfstandige in hoofdberoep met deze handige gids

Starten als zelfstandige is een grote stap in je leven. Je krijgt meer verantwoordelijkheden maar ook meer vrijheid. In het begin lijkt het misschien overweldigend, maar je went er snel aan – beloofd. Om de eerste weken zonder kleerscheuren door te komen, hebben we alvast een uitgebreide gids geschreven over wat je allemaal moet doen om een eenmanszaak te starten.

Starten als zelfstandige in hoofdberoep: een overzicht

Wanneer je start als zelfstandige moet je eerst een statuut kiezen. Dat wil zeggen dat je moet kiezen tussen een eenmanszaak of een vennootschap, maar of je je professionele activiteit in bijberoep of hoofdberoep gaat uitvoeren. In deze gids behandelen we de stappen voor een zelfstandige in hoofdberoep met een eenmanszaak.

Een student-zelfstandige en een zelfstandige in bijberoep moeten ook een deel van deze stappen doorlopen, maar een vennootschap oprichten verloopt anders.

Om je in te schrijven als zelfstandige moet je bepaalde informatie voorbereiden en documenten invullen. De voornaamste benodigdheden staan hieronder vermeld. Daarna gaan we iedere stap van de inschrijving in meer detail bekijken. 

• Je rijksregisternummer
• Het bankrekeningnummer van je bedrijf (of jezelf)
• Het adres van je bedrijf (dat kan je eigen adres zijn) 
• Eventuele vergunningen of bewijzen voor jouw sector
• Een commerciële naam voor je bedrijf (dat mag ook je eigen naam zijn) 

Stap 1: Open een zakelijke bankrekening 

Als zelfstandige met een eenmanszaak heb je in principe geen aparte rekening nodig. Jouw financiën als bedrijf zijn gelijk aan die van jou als persoon. Je transacties mogen dus via dezelfde rekening gebeuren. Toch raden we erg aan om een zakelijke rekening te openen. Dat laat je namelijk toe om zelf een duidelijker zicht te krijgen op je uitgaven. Daarnaast kan het makkelijker zijn om klantgeschenken, zakenlunches en dergelijke aan te tonen wanneer je die met je bedrijfskaart betaalt.

Open je professionele rekening eerst, want je hebt dit rekeningnummer nodig bij je inschrijving als zelfstandige in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

Stap 2: Inschrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen 

Een inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) gebeurt via je ondernemingsloket. Je kan zelf de formulieren invullen, maar je kan het ook laten doen via een boekhouder of samen met Accountable. In de volgende stap leggen we uit hoe je een ondernemingsloket kiest.

Maar eerst nog even dit: bij je inschrijving als zelfstandige zal je een ondernemingsnummer ontvangen. Dat is een uniek nummer bestaande uit 10 cijfers. Later zal je dit nodig hebben voor de aanvraag van je btw-nummer.

Stap 3: Kies een ondernemingsloket 

Als startende zelfstandige moet je verplicht een ondernemingsloket kiezen voor je inschrijving. Vaak hangt dat ondernemingsloket vast aan een sociaal verzekeringsfonds waarbij je, onder andere, je sociale bijdragen zal betalen.

Het is belangrijk om te weten dat je je moet aangesloten zijn bij een sociaal verzekeringsfonds voor je aan de slag gaat als zelfstandige. Je mag pas beginnen werken en facturen wanneer je inschrijving volledig is afgerond.

Voor je je aansluit zet je best alle nodige informatie op een rijtje. Als je later nog informatie wil aanpassen, zoals je adres, NACE-codes of rekeningnummer, moet je daar administratiekosten voor betalen.

Hieronder bespreken we enkele belangrijke zaken in verband met het ondernemingsloket voor we verdergaan met stap 4 van je inschrijving als zelfstandige.

Wat doet een ondernemingsloket?

Een ondernemingsloket is het eerste aanspreekpunt voor jou als zelfstandige. Bij je opstart brengt deze organisatie je administratie in orde:

• Je inschrijving bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en de aanvraag van je ondernemingsnummer 
• De activatie van je btw-nummer 
• Je aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds (vaak dezelfde instantie)

Het sociaal verzekeringsfonds berekent jouw sociale bijdragen en stuurt je ieder kwartaal een betalingsverzoek. Het fonds stort deze bedragen (behalve de administratiekosten) door naar de overheid. 

Als jij later recht hebt op een bepaalde uitkering, zoals een uitkering voor geboorteverlof, dan neem je ook contact op met je verzekeringsfonds.

Verder staat het sociaal verzekeringsfonds in voor het beheer van je loopbaangegevens, zodat je bijvoorbeeld op latere leeftijd aanspraak kan maken op een pensioen. 

Ten slotte, kan je bij je sociaal verzekeringsfonds terecht met vragen over het zelfstandig ondernemerschap, sociale bijdragen en je statuut als zelfstandige. Voor persoonlijk advies kan je natuurlijk ook terecht bij je boekhouder.

Welk ondernemingsloket kies je?

Je mag je ondernemingsloket vrij kiezen. Qua inschrijving zijn er weinig verschillen dus hoe maak je de beste keuze?

Dat doe je door de kosten en diensten te vergelijken. Bij de betaling van je sociale bijdragen worden er altijd administratiekosten gerekend. Die liggen tussen de 3% en 4% van je sociale bijdrage. Aan het einde van het jaar kan dat een verschil zijn van €100,- of meer. Extra diensten waar je rekening mee kan houden zijn VAPZ, een verzekering gewaarborgd inkomen en andere verzekeringen.

Ook als je later zou willen overschakelen naar een vennootschap en personeel in dienst nemen, zijn de diensten van je sociaal kantoor belangrijk.

Wat vul je in op de aanvraag?

Als je ervoor kiest om de aanvraag van je zelfstandig statuut zelf te doen bij een ondernemingsloket, zal je een aanvraagformulier moeten invullen. Daarvoor heb je deze informatie nodig:

• Alle gegevens over je onderneming: naam, contactgegevens, bankrekeningnummer
• Het ondernemingstype: natuurlijke persoon (eenmanszaak) of rechtspersoon (vennootschap) 
• De datum voor de start van je zaak
• NACE-codes voor de gekozen activiteiten
• Je toepasselijke btw-regime: gewoon btw-plichtig, niet btw-plichtig (btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen) of gemengd btw-plichtig  
• Je keuze voor maand- of kwartaalaangiftes

Wat is de kostprijs?

Een sociaal verzekeringsfonds rekent administratiekosten tussen de 3% en 4% op je sociaal bijdragen. Daarnaast rekenen ze kosten aan voor andere administratieve taken zoals jouw inschrijving in de KBO. Voor deze handeling betaal je echter overal hetzelfde. Er is namelijk een vaste prijs die elk jaar geïndexeerd wordt. In 2024 bedraagt de inschrijvingskost 105,50 euro. Wil je ook hulp om je btw-nummer te activeren of met andere administratie, dan kunnen de kosten wel verschillen. 

Stap 4: Activeer je btw-nummer

Als btw-plichtige startende zelfstandige is het niet genoeg om enkel je ondernemingsnummer aan te vragen, je moet je btw-nummer laten activeren. Je btw-nummer (in België) is eigenlijk gewoon jouw ondernemingsnummer met BE ervoor.

Dus ook al weet je eigenlijk wat je btw-nummer is, je moet het nog steeds laten activeren. Dat kan via je ondernemingsloket of boekhouder, maar je kan het ook zelf doen via het online formulier 604A.

Je moet de aanvraag tot btw-identificatie ten minste twee dagen na de inschrijving van je onderneming in de KBO indienen, maar voor je start met je economische activiteit.

Stap 5: Sluit je aan bij een ziekenfonds

Ook als zelfstandige moet je je aansluiten bij een ziekenfonds, want dat staat apart van je sociale verzekeringsfonds. Hiervoor mag je natuurlijk vrij kiezen en kan je gewoon bij je huidige ziekenfonds blijven. Het is wel belangrijk om je gewijzigde statuut door te geven. 

Deze stap doe je op het einde omdat je bepaalde gegevens zoals je ondernemingsnummer nodig hebt voor de inschrijving of wijziging. 

Extra: Verzekeringen en vergunningen in orde brengen

Niet alle zelfstandige ondernemers hebben vergunningen nodig en vele verzekeringen zijn ook niet altijd verplicht, dus zetten we dit deel van de startprocedure apart.

Eigenlijk moeten sommige vergunningen of erkenningen in orde zijn voor je inschrijving, bijvoorbeeld bij paramedische beroepen. Andere vergunningen, zoals SABAM, kan je later nog in orde brengen. 

Verzekeringen heb je soms niet nodig om te starten, maar het is wel nuttig om zo snel mogelijk na te denken over een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. 

💡Accountable tip: Een brandverzekering of autoverzekering heb je misschien al als natuurlijk persoon, maar je kan ze wel nog inbrengen als beroepskost.

Klaar om te starten als zelfstandige?

In deze gids hebben we de belangrijkste stappen doorlopen om een eenmanszaak te starten. Als er nog onduidelijkheden zijn, kan je steeds terecht bij onze Belastingcoaches.

Kan je niet wachten om erin te vliegen, vraag dan nu je ondernemingsnummer aan via onze eenvoudige tool. 🚀