Als kapster zelf je boekhouding doen? Zo geknipt!

Als kapper of kapster zelf je boekhouding en kappersadministratie in handen nemen, het kan! Zeker als je aan de slag gaat als zelfstandige in een eenmanszaak. Door je kappersadministratie zelf te doen, kan je als snel rekenen op een mooie besparing. En als je regelmatig alles bijhoudt, kost het je geen extra tijd. In deze praktische gids lees je er alles over.

Neem je kappersadministratie zelf in handen

Of je nog maar pas aan de slag bent als kapper of al enkele jaren ervaring in de vingers hebt, er komt best wel wat kijken bij de boekhouding en administratie van je zaak. Zo ontvang je dagelijks meerdere betalingen van klanten voor je diensten en de verkoop van producten, maar langs de andere kant maak je ook kosten. Denk maar aan de huur van je kapsalon, aankoop van producten, de waterfactuur, nieuwe handdoeken, koffie en andere dranken voor je klanten en zoveel meer. Dit alles kan soms erg overweldigend lijken.

Toch is je kappersadministratie niet zo complex als het op het eerste zicht lijkt en is het mogelijk om het zelf te doen. Onze tip? Houd alles goed bij en besteed dagelijks een kwartiertje aan je administratie. Zo voorkom je onaangename verrassingen wanneer het tijd is om je belastingen in te dienen.

Je inkomsten als kapper

Als kapper, kapster of haarstylist betalen je klanten je voor je diensten of producten. Maar wat moet je nu precies doen met deze ontvangsten? Hoe verwerk je inkomsten in je boekhouding?

Het verschil tussen dagontvangsten en facturen

Als haarstylist ontvang je betalingen in cash, via de bankkaart een QR-code en zelfs Payconiq. Deze inkomsten moet je doorheen de dag bijhouden in een financieel dagboek. Dit kan een digitaal lijstje zijn, een eenvoudig schriftje, of je kan werken met een kassasysteem. Dit geldt voor alle particuliere (of ‘alledaagse’) klanten.

Soms moet je echter ook een officiële factuur opmaken, bijvoorbeeld als je diensten levert voor een bedrijf. Bijvoorbeeld wanneer je als haarstylist voor één dag wordt ingehuurd om haren te doen op een festival of wanneer je een opleiding geeft. We raden ook aan om een factuur op te maken van zodra een transactie meer dan € 250,00 bedraagt. 

Al deze inkomsten houd je goed bij. Dit kan in een boekhoudprogramma zoals Accountable of in een eenvoudig Excel-bestand.

💡Accountable tip: In dit artikel lees je hoe je een officiële factuur moet opstellen. Met Accountable creëer je eenvoudig een officiële en correcte factuur in slechts 4 clicks. Probeer het nu gratis. ✨

Je uitgaven en investeringen 

Naast inkomsten, heb je ook uitgaven. Denk maar aan de huur van je salon, een nieuwe haardroger, elektriciteit, water, internet, je telefoon of laptop… Het is belangrijk om al deze kosten goed bij te houden en op de juiste manier te verwerken in je boekhouding. Door gericht beroepskosten in te brengen, verlaag je immers de belastingdruk.

Je kapsalon: in je woning of in een handelspand? 

Wanneer je een kapsalon opent, komen daar vaak heel wat kosten en investeringen bij kijken. Zorg ervoor dat je de nodige facturen verzamelt, om deze als kost in de boekhouding in te schrijven. 

De aankoop van een huis of pand zijn trouwens investeringen die je over meerdere jaren afschrijft, net als de meeste uitgaven voor de inrichting van het salon. Huur je een afzonderlijk handelspand, dan kan je ook de huurkost in je kosten inbrengen. 

Open je een salon in je eigen woning, check dan eerst bij de gemeente of je speciale regels of voorschriften moet respecteren. Het is belangrijk dat je zelf in de woning blijft wonen, dat het salon kleiner is dan het woongedeelte, en niet groter dan 100m². 

Wil je een kapsalon openen in een huurwoning? Dan moet je altijd de toestemming vragen aan de verhuurder, want mogelijks brengt dit kosten en een hogere belastingdruk voor de eigenaar met zich mee. 

Sluit sowieso een aparte verzekering af voor je salon, ook als je een salon heb in je woning. Want mocht er brand uitbreken door de activiteiten in je kapperszaak, dan moet jouw bedrijf de schade vergoeden. 

Kapster aan huis 

De laatste jaren is ook het aantal kappers aan huis in stijgende lijn. Dan ga je thuis langs bij je klanten en moet je niet investeren in een salon. Houd er wel rekening mee dat je door de reistijd minder klanten op een dag kan helpen. 

Daarnaast heb je ook de kost van je vervoer, maar die kan je inbrengen als professionele kost. Noteer dagelijks hoeveel kilometer je voor je zelfstandige activiteit hebt afgelegd. Want waarschijnlijk gebruik je je wagen ook privé, dus mag je maar een gedeelte van je wagen inbrengen. 

Producten, materiaal en handelsgoederen

Daarnaast heb je de aankoop van je werkmateriaal en producten, zoals kammen, borstels, schorten, haardrogers en krulspelden. Maar ook je shampoo en kleuringen zal je regelmatig moeten aanvullen. Zorg dat je van al deze aankopen de nodige facturen hebt, zodat je deze van je winst kan aftrekken. 

Verkoop je ook haarproducten? Dit zijn handelsgoederen die je afzonderlijk in je boekhouding inschrijft. Opgelet, wanneer je een vennootschap hebt, moet je de resterende voorraad ook opnemen in je balans. 

Gemengde kosten

Zaken die je zowel privé als voor je zaak gebruikt, vallen onder de gemengde kosten. Je kan hiervan enkel het professionele gedeelte inbrengen: 

• Je gsm en internet: maak een inschatting hoeveel je deze voor je zaak gebruikt. 
• Je wagen: de kosten voor je wagen, inclusief het verbruik, zijn gedeeltelijk aftrekbaar. Houd je professionele verplaatsingen goed bij, zeker als je bij de mensen thuis langsgaat. 
• Heb je een salon in je woning, dan kan je een gedeelte van de kosten voor elektriciteit, water, verwarming en verzekeringen inbrengen. Is dit een huurwoning, dan kan je ook een gedeelte van de huur aftrekken. 

💡Accountable tip: Niet zeker van het aftrekbare gedeelte van een kost? Hier vind je een overzicht van alle mogelijke beroepskosten en de toegestane aftrekbaarheid.

Starten als kapper in bijberoep? 

Uiteraard kan je ook starten in bijberoep, zeker wanneer je zelf niet investeert in een salon. Hiervoor moet je echter wel minstens een halftijdse job in loondienst hebben. In ruil betaal je slechts een beperkte bijdrage voor je sociale zekerheid. 

Hier lees je alles over de keuze tussen hoofdberoep en bijberoep.

Je boekhouding zelf doen? Met Accountable is het zo geknipt

Accountable maakt het voor zelfstandigen zeer eenvoudig om zelf met hun boekhouding aan de slag te gaan. Koppel ook je professionele rekening en houd je daginkomsten, facturen en bonnetjes eenvoudig bij.

Je kan de app 1 maand gratis proberen, zo weet je onmiddellijk of het werkt voor jou. En mocht je nog vragen hebben, dan staan onze belastingcoaches klaar om je te helpen. ✨