De kilometervergoeding voor zelfstandigen

Of je nu zelfstandige bent in bijberoep of bedrijfsleider van je vennootschap, je moet je regelmatig verplaatsen. Maar wie betaalt die kilometers? Je werkgever? Je vennootschap? Je klant? Het is helaas geen simpele vraag. In dit artikel geven we een zo duidelijk mogelijk antwoord voor elk statuut. 

1. Hoeveel bedraagt kilometervergoeding?
2. Zelfstandige in hoofdberoep
3. Zelfstandige in bijberoep
4. Bedrijfsleider in een vennootschap
5. Kilometervergoeding aanrekenen aan klanten
6. Boekhoudkundige verwerking

Hoeveel bedraagt kilometervergoeding?

Maar eerst kort wat uitleg over de kilometervergoeding. In bepaalde situaties geldt een forfait van € 0,15 per kilometer. In andere situaties geldt er een forfaitaire kilometervergoeding die jaarlijks of per kwartaal geïndexeerd wordt. (Bedrijven moeten kiezen of ze de jaarlijkse of trimestriële indexering volgen.)

Voor de periode van 1 juli 2023 tot en met 30 juni 2024 bedraagt de maximale forfaitaire kilometervergoeding € 0,428 per kilometer. Jaar- en kwartaalupdates kun je raadplegen in het Staatsblad.

Als de kilometervergoeding die je ontvangt niet meer dan het maximum is, wordt dat bedrag beschouwd als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten, waarop je ook geen socialezekerheidsbijdragen moet betalen.

Zelfstandige in hoofdberoep met een eenmanszaak

Als zelfstandige met een eenmanszaak moet je voor een kilometervergoeding rekening houden met drie soorten verplaatsingen: privéverplaatsingen, verplaatsingen tussen je woning en vaste plek van tewerkstelling en beroepsverplaatsingen. 

• Privéverplaatsingen zijn alle verplaatsingen die niet gerelateerd zijn aan je werk als zelfstandige. Voor deze verplaatsingen mag je geen kilometervergoeding aanrekenen.

• Verplaatsingen tussen je woning en vaste plaats van tewerkstelling zijn ook geen zuivere beroepsverplaatsingen. Een plaats van tewerkstelling is een locatie waar je minstens 40 dagen per jaar werkt. Dat kan je eigen kantoor zijn of het kantoor van een vaste klant. Deze verplaatsing mag je niet in kosten brengen als zelfstandige. Bovendien mag je voor de vervoersonkosten enkel een forfait van € 0,15 per kilometer aanrekenen. 

• Zuivere beroepsverplaatsingen hebben rechtstreeks betrekking op je beroepsactiviteit als zelfstandige. Deze zijn fiscaal interessanter omdat je rekening mag houden met de werkelijke kosten in plaats van een forfaitaire kilometervergoeding. Bovendien kan je ook verplaatsingskosten aanrekenen aan klanten. 

Die werkelijke kosten zijn echter niet zo makkelijk te berekenen. Kosten in verband met je wagen, zoals brandstof en verzekeringen, breng je in volgens professioneel verbruik en CO2-uitstoot.

Wanneer je de wagen slechts voor 50% voor beroepsverplaatsingen gebruikt, gelden slechts 50% van je kosten als beroepskosten. Dat percentage gaat verder omlaag op basis van de CO2-uitstoot van je wagen.

Elektrische auto’s hebben geen uitstoot dus mag je de werkelijke kosten voor professioneel gebruik volledig inbrengen. Voor bedrijfswagens met een verbrandingsmotor houd je rekening met deze formule:

120% – (0,5 % x brandstofcoëfficiënt x CO2-uitstoot)

Brandstofcoëfficiënt:

Diesel	1
Benzine	0,95
Hybride	0,95
CNG	0,9

Je bent wel vrij om een kilometervergoeding aan te rekenen aan je klant. Daar komen we later op terug. 

Kilometervergoedingen als zelfstandige in bijberoep

Ook als zelfstandige in bijberoep moet je een verdeling maken tussen het gebruik voor privédoeleinden, woon-werkverkeer en je bijberoep. Het is daarbij belangrijk om via een kilometerregistratie te kunnen aantonen hoeveel kilometers je hebt afgelegd voor je bijberoep. 

Als zelfstandige in bijberoep wordt het nog ingewikkelder want er is een verschil tussen verplaatsingen met je eigen wagen en die met een bedrijfswagen.

Privéverplaatsingen met je privéwagen zijn het makkelijkst. Het is vrij logisch dat je hier geen vergoeding voor krijgt. Voor privéverplaatsingen met een bedrijfswagen krijg je ook geen kilometervergoeding. Integendeel, je wordt erop belast als “voordeel alle aard”. 

Nu wordt het ingewikkeld. Ga je met je privéwagen naar het werk? Dan krijg geen kilometervergoeding (al zijn er enkele uitzonderingen). Hetzelfde geldt voor woon-werkverplaatsingen met je bedrijfswagen. Maar als je met de wagen van je bijberoep naar het werk gaat, mag je een forfait woon-werkverkeer van € 0,15 per kilometer in rekening brengen. 

Doe je met jouw wagen andere verplaatsingen voor je vaste werkgever, dan heb je recht op een kilometervergoeding van je werkgever. Dat mag niet meer zijn dan het forfaitaire bedrag dat elk kwartaal (of jaar) wordt bepaald. En als je meer dan 24.000 km per jaar aflegt, heb je extra bewijsmateriaal nodig voor die vele kilometers.

Voor verplaatsingen in verband met je bijberoep komen we weer bij de regeling voor zelfstandigen in hoofdberoep terecht. Je houdt rekening met de werkelijke kosten, maar je mag enkel het percentage in verband met je bijberoep in kosten brengen.

💡Accountable tip: Als je als werknemer een mobiliteitsbudget krijgt, vervalt elke verplichting voor je werkgever om tussen te komen in de kosten voor je woon-werkverplaatsingen. 

Kilometervergoeding als bedrijfsleider in een vennootschap

Als bedrijfsleider in een vennootschap kun je enkel een kilometervergoeding krijgen voor verplaatsingen met je eigen wagen. Aangezien je vennootschap de kosten van een bedrijfswagen al draagt, kan je geen verdere kilometervergoedingen krijgen voor verplaatsingen.

Voor verplaatsingen met je eigen wagen zit er weer een verschil tussen woon-werkverkeer en andere professionele verplaatsingen.

Voor verplaatsingen naar je vaste plaats van tewerkstelling mag je een forfait woon-werk van € 0,15 per kilometer aanrekenen. Voor andere professionele verplaatsingen geldt de maximale kilometervergoeding op jaar- of kwartaalbasis. Als er niets voorzien is, mag je zelf kiezen tussen jaarlijkse of trimestriële indexering zolang je de maximale bedragen niet overschrijdt. Je moet je wel aan je keuze houden tot de volgende jaarlijkse indexatie.

Als je jezelf een hogere kilometervergoeding wil toekennen, moet je die hogere gemiddelde kostprijs per kilometer goed kunnen bewijzen.

Kilometervergoeding aanrekenen aan klanten

Als zelfstandige of bedrijfsleider ben je vrij om een kilometervergoeding aan te rekenen aan klanten. Er bestaan geen speciale regels rond deze verplaatsingskosten op je factuur. Je moet er btw op aanrekenen en je betaalt er belastingen op, net zoals op je andere inkomsten. 

Kilometervergoedingen verwerken in je boekhouding

Een kilometervergoeding die je ontvangt van een werkgever is niet belastbaar en vrij van sociale zekerheidsbijdragen. 

Het forfait van 0,15 per kilometer voor woon-werkverkeer moet je wel in je boekhouding opnemen. 

Kilometervergoedingen die je aanrekent aan klanten moeten op je facturen staan. Ook deze moeten dus in je boekhouding verwerkt worden.

Zit je nog met vragen? Neem contact op met onze Belastingscoaches om een persoonlijk antwoord te krijgen op jouw vraag als zelfstandige.