Hoe verloopt een belastingcontrole en moet ik er bang voor zijn?

Een belastingcontrole, de meeste zelfstandigen kijken er op z’n zachtst gezegd niet naar uit. Toch kun je als zelfstandige geselecteerd worden voor een belasting audit. Hier kan een duidelijke reden voor zijn, maar je kan ook een willekeurige controle krijgen. En vergis je niet, belastingcontroles zijn niet enkel weggelegd voor grote bedrijven, ook eenmanszaken en freelancers lopen kans op een belastingaudit. Maar als je met alles in orde bent, heb je geen reden om ongerust te zijn.

Hoe verloopt een belastingcontrole? 

De meeste controles door de fiscus worden op voorhand aangekondigd. Je krijgt een brief met daarop alle praktische gegevens, zoals waar en wanneer de belastingcontroleur langskomt, wat die zal controleren en over welke periode het gaat. In principe mag de belastingcontroleur niet zomaar je privéwoning bezoeken, maar als je bedrijf daar gevestigd is, heeft die natuurlijk niet veel andere keuze.  

Als het voorgestelde moment van de controle niet uitkomt voor je, neem je best zo snel mogelijk contact op met de belastingdienst. Dit kan natuurlijk enkel als je een goede reden hebt, bijvoorbeeld de beschikbaarheid van je boekhouder. Want als je met een boekhouder werkt, mag deze bij de controle aanwezig zijn. 

De fiscus kan je trouwens ook een verrassingsbezoek brengen, maar enkel tijdens de kantooruren. De controleur moet hierbij de reden van zijn bezoek opgeven en ook zijn identiteit bewijzen. 

Een belastingcontrole is geen huiszoeking. De fiscus moet de documenten aan jou vragen, en mag niet zomaar in je bureau of computer rondsnuffelen. Behalve als er een sterk vermoeden van fraude is en de fiscus een politiebevel bijheeft, dan mag dit wel. 

Wees een goede gastheer en geef op een vlotte manier inzage in de gevraagde documenten. Hoe beter je meewerkt, hoe sneller de controle achter de rug is. 

Wat controleert de fiscus? 

Tijdens een belastingcontrole moet je alle inkomsten en uitgaven voor een bepaalde periode in jouw kantoor ter beschikking stellen. Dit zijn:

• Aankoopfacturen
• Bonnetjes
• Verkoopfacturen
• Bankafschriften

De fiscus kan tot 3 jaar teruggaan, en bij een vermoeden van fraude zelfs tot 7 jaar. Dit is trouwens een goede reden om een professionele bankrekening voor je onderneming te openen, ook als je een eenmanszaak hebt. Dan hoef je enkel je professionele rekening voor te leggen. Betaal je af en toe iets voor je zaak met je privérekening? Dat kan gebeuren, maar als er veel van deze privé betaalde onkosten in je boekhouding zitten, dan mag de fiscus ook deze rekening inkijken. 

Lees ook:
Een professionele bankrekening voor je zaak: zinvol of niet?
Mag je professionele uitgaven betalen met je privébankkaart?

Let op met gemengde en privékosten

Bij een controle gaat de fiscus na of jij alles correct hebt aangegeven, geen fouten hebt gemaakt, en ook geen private onkosten in je boekhouding hebt ingeschreven. Nu zijn er kosten die heel duidelijk gelinkt zijn aan je bedrijf, terwijl de link voor andere uitgaven minder uitgesproken is. Let dus op met gemengde en privékosten: breng alleen beroepskosten in die effectief een duidelijke, professionele link hebben.

Zo zitten restaurantkosten daar vaak tussenin. Dat doe je voor zaken, maar meestal ook omdat je dit leuk vindt. Is dit een zakelijke afspraak, zorg dan dat deze in je agenda staat, eventueel met het zakelijk topic dat jullie willen bespreken. Schrijf ook op het bonnetje met wie je bent gaan eten, dat maakt het makkelijker om de zakelijke meerwaarde bij een controle uit te leggen. 

Zijn er kosten waarbij je twijfelt, denk dan voor je ze inboekt even na hoe ze je zaak vooruit helpen. Kan je verantwoorden dat dit een zakelijke kost is, noteer jouw argumentatie dan bij de uitgave wanneer je deze in de boekhouding inschrijft. Zo vind je dit bij een controle onmiddellijk terug, ook voor een uitgave van 3 jaar geleden. 

💡Accountable tip: In Accountable kan je bij elke uitgave een notitie maken. Dit is de ideale plaats om deze informatie bij te houden, dan vind je deze tijdens een controle onmiddellijk terug. 

Wat als een deel van mijn onkosten wordt verworpen? 

Toch is het mogelijk dat de fiscus het professioneel karakter van een uitgave betwist en een onkost uit je boekhouding haalt. Hiervoor krijg je dan een verificatierapport, een ‘voorstel tot akkoord’. Als je dit ondertekent, ga je akkoord om de belasting op deze geschrapte kosten alsnog te betalen. Daar komen meestal ook interesten bovenop, omdat je deze belasting eigenlijk al vroeger had moeten betalen. 

Of je een boete krijgt of niet, dat hangt dan weer af van de inschatting van de fiscus. Heb je een vergissing of interpretatiefout gemaakt? Of vindt die dat je bewust kosten verkeerd hebt ingebracht en eigenlijk fraude hebt gepleegd? In het eerste geval zal de fiscus waarschijnlijk milder zijn dan wanneer hij of zij je verdenkt van belastingontduiking. 

Je bent echter niet verplicht om dit ‘voorstel tot akkoord’ te ondertekenen. Indien je dit weigert, ontvang je van de fiscus een rectificatiebericht waarop je binnen de maand een antwoord moet geven. Zo krijg je de kans om jouw argumentatie uit de doeken te doen bij de belastingdienst. 

Wordt ook deze argumentatie verworpen, dan kan je altijd nog naar de rechtbank stappen. Maar meestal brengt dit meer kosten met zich mee dan gewoon de extra belasting te betalen. 

Wie wordt gecontroleerd? 

Iedereen kan controle krijgen, bedrijven worden hier willekeurig voor uitgekozen. Maar de fiscus doet achter de schermen ook heel wat automatische checks, om bedrijven waar op het eerste zicht iets niet klopt, gericht te controleren. 

Daarbij schatten algoritmes in of je inkomsten en uitgaven in lijn liggen met de verwachtingen binnen jouw sector, en of ze een regelmatig patroon volgen. Bedrijven die van dit verwachtingspatroon afwijken, hebben dus meer kans op een belastingcontrole. Toch hoeft dat voor jou geen probleem te zijn, want vaak bestaat er een perfecte uitleg voor jouw specifieke cijferpatroon. 

⚠️ Welke triggers kunnen een belastingcontrole uitlokken? Je ontdekt het hier.

Blijf zen tijdens een belastingcontrole, met Accountable

Het hoeft geen probleem te zijn als de fiscus jou heeft uitgekozen voor zijn volgende controle. Elk bedrijf kan gecontroleerd worden. Als je boekhouding in orde is, hoef je daar niet bang voor te zijn. 

Als voorbereiding haal je alle documenten voor een bepaalde periode gewoon uit de app, inclusief bankafschriften. Je krijgt dan een mooi overzicht en een zip-file met alle documenten. Want nadat je deze correct hebt opgeladen, hoef je de papieren versie niet meer bij te houden. 

Zo heb jij een overzichtelijke voorbereiding voor de fiscus, en toon je dat je niets te verbergen hebt. En mocht hij of zij toch niet akkoord gaan met een bepaalde uitgave, dan vind jij onmiddellijk terug waarom jij dit als een zakelijke kost hebt ingeschreven. 

Zo, hopelijk hebben we je een beetje gerustgesteld. Want we kunnen een controle niet voor jou vermijden. Maar als je de fiscus over de vloer krijgt, dan doen we er alles aan om jou vlot door de belastingcontrole te begeleiden. 

Heb je hier nog vragen over? Contacteer dan onze belastingcoaches en ontvang persoonlijke ondersteuning.

Accountable wenst je goede zaken. ✨