Conservation de documents officiels : lesquels, où et combien de temps ?

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En tant qu'indépendant, vous recevez de nombreux courriers officiels et attestations de la part des pouvoirs publics. Le document actant l'activation de votre numéro de TVA, celui qui confirme votre inscription à la BCE, ou encore des documents du SPF Finances concernant vos impôts… En fonction de vos choix personnels, vous recevez la plupart en ligne via votre eBox, et sinon en version papier, par voie postale.

Mais quels documents faut-il conserver pour le fisc ? Et où les conserver en toute sécurité, de manière à les retrouver facilement ?

L’espace de stockage de documents dans Accountable est l’endroit idéal pour rassembler tous vos documents fiscaux officiels.

Quels documents officiels faut-il conserver ?

Certains documents doivent être conservés pendant 7 ans, 10 ans ou, de préférence, à vie. Vous pouvez les rassembler dans votre espace de stockage de documents personnels dans l'application Accountable. Ainsi, vous êtes sûr de ne pas les perdre :

• Documents de démarrage de votre activité : activation de votre numéro de TVA et inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) ;
• Feuilles d'imposition et décisions fiscales : impôt des personnes physiques, impôt des sociétés ou TVA ;
• Autres documents fiscaux : déclarations, plans de remboursement, etc. ;
• Lettres officielles : invitations à un contrôle ou réponses à des réclamations ;
• Permis ou attestations pertinents en matière fiscale : exonération de TVA ou attestation de carrière

Faut-il joindre des documents à votre déclaration d'impôts ?

La réponse courte : généralement non. Vous ne devez pas systématiquement joindre d’annexes avec votre déclaration à la TVA ou votre déclaration fiscale.

Le fisc fonctionne selon le principe du « contrôle a posteriori ». Il peut demander des informations ou des pièces justificatives supplémentaires jusqu'à 7 ans (voire 10 ans) après la déclaration.

Exemple :

Vous vous êtes lancé comme indépendant en 2023 et vous recevez le document d’activation de votre numéro de TVA de la part du SPF Finances. En 2028, vous faites l'objet d'un contrôle TVA. À ce moment-là, le contrôleur souhaite connaître la date depuis laquelle vous êtes assujetti à la TVA ; pour cela, il a besoin de la lettre d'activation. Grâce à la nouvelle fonctionnalité d'Accountable, vous pouvez l’enregistrer en quelques clics et la retrouver en quelques secondes, même des années plus tard.

De l'eBox à Accountable

Certains documents vous sont envoyés par voie électronique via votre eBox, Doccle ou MyMinfin. D'autres vous sont envoyés par la poste. Grâce à la fonctionnalité de stockage de documents dans Accountable, vous conservez tout de manière sûre au même endroit :

• Téléchargez les fichiers PDF reçus via eBox, Doccle ou MyMinfin.
• Scannez ou photographiez des lettres en haute résolution et ajoutez-les dans l'application.
• Ajoutez des tags pour pouvoir facilement rechercher par date ou par type de document.

Grâce à cette nouvelle fonctionnalité d'Accountable :

• Tous vos documents fiscaux officiels sont regroupés au même endroit ;
• Vous les retrouvez rapidement en cas de contrôle ;
• Vous respectez l'obligation légale de conservation sans devoir fouiller dans des classeurs ou des dossiers de votre boîte e-mail.

Essayez Accountable gratuitement dès maintenant et découvrez toutes nos autres fonctionnalités pratiques pour votre comptabilité et vos impôts.

Lisez-en plus ici sur la durée légale de conservation des documents officiels.

Auteur - Alexis Eggermont

Alexis est cofondateur et CPO d'Accountable. Il est passionné par l'utilisation des données, la technologie et l'entrepreneuriat.

Qui est Alexis ?