Déclaration Reprobel : obligatoire ou non ?

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Vous avez reçu un courrier ou un e-mail de Reprobel vous demandant (ou vous ordonnant) de remplir votre déclaration annuelle ? Malheureusement, cette déclaration est bien obligatoire et vous coûtera, dans la plupart des cas, au moins 35 € (en 2026).

Dans cet article, nous vous expliquons tout ce qu’il faut savoir sur la déclaration Reprobel pour les indépendants et les entreprises belges.

Résumé :

• Le courrier ou l’e-mail concernant la déclaration Reprobel n’est pas une arnaque, mais une véritable obligation légale pour toute entreprise belge.
• Reprobel propose une licence pour la réutilisation numérique de textes et d’images protégés par le droit d’auteur dans les secteurs privé et public.
• Il existe deux types de déclarations : la déclaration de reprographie (papier uniquement, déclaration nulle possible) et la licence Bizili (papier et numérique, pas de déclaration nulle).
• Dans la plupart des cas, vous devrez payer au moins 35 € par an, sauf si vous optez pour une déclaration nulle.
• Ignorer le courrier de Reprobel n’est pas une option : vous vous exposeriez à une amende.

1. Reprobel, c’est quoi ?

Reprobel est une société de gestion belge qui perçoit et redistribue des redevances pour les auteurs et les éditeurs dont les œuvres sont copiées : journaux, magazines, livres, bulletins d’information, articles scientifiques, images… Chaque fois que vous, en tant qu’indépendant (ou un employé de votre entreprise), réalisez une copie ou une capture d’écran d’une œuvre protégée, sur papier ou sous forme numérique, les auteurs ont en théorie droit à une rémunération.

Reprobel ne verse pas ces rémunérations directement aux auteurs individuels. Elle travaille par l’intermédiaire de sociétés de gestion affiliées qui appliquent chacune leurs propres règles de répartition. Un peu comme la SABAM, mais pour les textes et les images plutôt que pour la musique.

Jusqu’en 2017, vous payiez automatiquement une cotisation Reprobel lors de l’achat d’une imprimante ou d’un photocopieur. Ce système n’existe plus. Depuis, vous êtes vous-même responsable de votre déclaration annuelle.

Qu’est-ce qui est considéré comme une reproduction ?

Le régime Reprobel concerne plus d’actions que vous le pensez. Voici quelques exemples qui peuvent se présenter dans votre travail quotidien :

• Imprimer ou photocopier un article à usage interne
• Numériser une coupure de journal ou de magazine
• Transmettre un article d’actualité à des collègues par e-mail ou via Teams/Slack
• Enregistrer des images ou des textes sur un serveur, un disque dur ou une clé USB
• Afficher du contenu protégé dans une présentation (PowerPoint, Google Slides…)
• Copier des pages d’un ouvrage spécialisé à des fins de formation

En 2026, il ne s’agit donc plus seulement de la photocopie classique. La reproduction numérique est devenue tout aussi courante dans un environnement de bureau classique.

2. Qu’est-ce que la déclaration de reprographie et est-elle obligatoirement payante ?

La déclaration de reprographie est la forme la plus simple de la déclaration Reprobel. Elle couvre exclusivement les reproductions sur papier : pensez aux photocopies et aux impressions d’œuvres protégées par le droit d’auteur telles que des articles, des livres et des magazines.

La déclaration est obligatoire pour toute entreprise qui reçoit un courrier ou un e-mail de Reprobel. Le paiement ne l’est toutefois pas nécessairement. Si vous ne faites pas de copies papier d’œuvres protégées, vous devez introduire une déclaration nulle et vous ne devez rien payer. Cette déclaration nulle est toutefois obligatoire, car ne rien faire du tout vous expose à une amende.

Si vous effectuez des copies, vous payez une redevance fixe par page. Le montant minimum s’élève à 35 € par an et est déductible fiscalement en tant que frais professionnels.

Important : la déclaration de reprographie ne couvre que l’utilisation sur papier. Si vous copiez ou partagez également du contenu numérique par e-mail, via une présentation ou sur les réseaux sociaux, la déclaration de reprographie ne suffit pas et vous devez disposer de la licence Bizili. Avec la licence Bizili (utilisation sur papier et numérique), vous ne pouvez pas introduire de déclaration nulle.

Différence entre la déclaration de reprographie et la licence Bizili

Certaines organisations professionnelles, telles qu’UNIZO, négocient également des codes de réduction pour la licence Bizili. Il vaut donc la peine de vérifier si, en tant que membre d’une organisation sectorielle ou patronale, vous avez droit à un tarif préférentiel.

3. Et si vous ne faites jamais de copies ou de captures d’écran ?

Imaginons que vous travailliez entièrement de manière numérique et que vous n’imprimiez ni ne copiez rien. Cela semble plausible, mais dans la pratique, c’est rarement le cas. Vous êtes-vous déjà rendu « coupable » de l’une des situations suivantes ?

• Vous partagez un article d’actualité intéressant sur LinkedIn
• Vous enregistrez un rapport au format PDF, ou utilisez une capture d’écran d’un graphique tiré du rapport dans une présentation
• Vous utilisez une photo trouvée sur Google dans une publication Instagram
• Vous surfez sur la toute dernière tendance des réseaux sociaux et adaptez un mème existant pour qu’il corresponde à votre activité

Même si cela ne semble pas être le cas, il s’agit à chaque fois de reproductions d’œuvres protégées par le droit d’auteur.
La probabilité qu’une entreprise ne fasse réellement aucune reproduction est extrêmement faible. Ainsi, même un indépendant qui travaille exclusivement en ligne copie inconsciemment du contenu protégé dans le cadre de son activité quotidienne.

Il existe toutefois une déclaration nulle : si vous êtes vraiment certain que ni vous ni vos employés ne copiez, n’imprimez, ne transmettez ou n’enregistrez aucune œuvre protégée, vous devez alors introduire une déclaration nulle via la déclaration de reprographie. Vous serez alors en règle et vous ne devrez payer aucune redevance. La grande différence par rapport au fait de ne pas répondre au courrier de Reprobel : si vous ne faites rien, vous vous exposez à une amende. Si vous introduisez une déclaration nulle, vous êtes couvert.

4. Qui doit introduire une déclaration Reprobel ?

Toutes les entreprises belges sont tenues d’introduire une déclaration Reprobel :

• les personnes physiques (activité principale ou complémentaire)
• les professions libérales
• les sociétés
• les ASBL
• les institutions publiques

Cette règle s’applique quel que soit le secteur ou l’activité principale de votre entreprise. À cette fin, vous recevez chaque année, au cours du premier trimestre, un courrier ou un e-mail de Reprobel contenant vos identifiants personnels et la date limite applicable.

Que faire si je n’ai jamais reçu de demande formelle de déclaration ?

Il existe plusieurs explications possibles :

• Reprobel n’écrit pas à tout le monde en même temps : il est possible que votre entreprise ne figure pas encore dans son système.
• Vous êtes nouvel indépendant ? Les entreprises en phase de démarrage ne reçoivent parfois le courrier qu’après une ou plusieurs années. Il n’y a pas de calendrier fixe pour les nouveaux dossiers.
• Le courrier a été envoyé à une ancienne adresse ou l’e-mail a atterri dans le dossier spam.

Si vous n’avez jamais reçu de courrier, vous ne pouvez pas effectuer de déclaration spontanée via le portail. Vous pouvez toutefois contacter Reprobel vous-même via reprobel.be/fr/contact pour clarifier votre situation.

5. Comment introduire la déclaration Reprobel ? (étape par étape)

Chaque année, au cours du premier trimestre, Reprobel envoie un courrier ou un e-mail contenant vos identifiants personnels et la date limite. Vous l’avez reçu ? Dans ce cas, procédez comme suit :

Étape 1 : Rendez-vous sur portal.reprobel.be et connectez-vous à l’aide du nom d’utilisateur et du mot de passe figurant dans le courrier ou l’e-mail.

Étape 2 : Vérifiez que les données préremplies sont correctes : adresse, code NACE et nombre d’employés. Modifiez-les si nécessaire.

Étape 3 : Choisissez votre type de licence. Sélectionnez soit la déclaration de reprographie (papier uniquement), soit la licence combinée Bizili (papier + numérique).

Étape 4 : Remplissez votre déclaration. Indiquez le nombre d’employés concernés. Vous optez pour la reprographie ? Indiquez votre volume brut de pages, ou mettez tout à 0 en cas de déclaration nulle. Vous choisissez Bizili ? Confirmez les données (la déclaration nulle n’est pas possible dans ce cas).

Étape 5 : Confirmez et payez. Soumettez votre déclaration. Pour une licence payante, vous pouvez payer immédiatement en ligne via le portail, ou par virement bancaire ultérieurement. Vous pouvez également choisir de recevoir une facture électronique (directement dans Accountable). Ce paiement est une dépense 100 % déductible fiscalement.

6. Que se passe-t-il si vous n’introduisez pas de déclaration ou si vous ne le faites pas dans les délais ?

Les déclarations tardives ou erronées en matière de reprographie sont sanctionnées par un tarif à la page majoré. En cas de violations numériques du droit d’auteur, la redevance de licence normale peut être multipliée plusieurs fois, ce qui peut rapidement représenter un montant considérable en cas de non-déclaration sur plusieurs années.

Même si vous pensez que la déclaration ne s’applique pas à vous, vous êtes tenu de répondre au courrier de Reprobel. La déclaration nulle existe pour pallier cette situation.

Foire aux questions sur la déclaration Reprobel (FAQ)

Auteur - Valesca Wilms

Valesca est Content Manager chez Accountable Belgique. Elle écrit sur le statut de freelance, le travail indépendant et la fiscalité, en s'appuyant sur sa propre expérience de freelance.

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