Comment établir ses conditions générales de vente en tant que freelance ? 

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C'est la fin du mois et il faut payer le loyer et plein d'autres factures. Mais votre plus gros client refuse de vous payer en raison d’un litige, alors que vous avez effectué le travail demandé. La situation est critique... Si seulement vous aviez établi des conditions générales de vente, vous ne vous retrouveriez pas dans cette impasse ! Mais au fait, comment rédiger ses conditions générales de vente ? Nous vous expliquons tout dans cet article.

Etablir des conditions générales de vente : obligatoire pour les indépendants ?

En Belgique, les indépendants ou freelances ne sont pas obligés d’établir des conditions générales de vente, même si c'est vivement recommandé. En effet, il y a plusieurs avantages à rédiger des conditions générales :

📚 Clarté et sécurité : Les conditions générales clarifient les droits et les obligations du vendeur et du client. Elles forment une base juridique pour ce qui est attendu des deux parties.

🛡️Protection : Des conditions générales solides peuvent vous protéger contre les exigences abusives et limiter votre responsabilité. 

⏳ Efficacité : En disposant de conditions générales standard, vous ne devrez pas établir de conventions pour chaque mission ou client. Vous gagnez du temps et tous vos clients sont traités de la même manière.

💼 Professionnalisme : Avec des conditions générales claires, vous vous donnez une image plus professionnelle.

Critères à suivre pour vos conditions générales

Bien sûr, on ne peut pas écrire n’importe quoi dans ses conditions générales. En l'occurrence, vous devez vous assurer que votre client ne se sente pas lésé. Alors veillez notamment à communiquer clairement et aux bons moments. Vous retrouverez ci-dessous les principales règles à respecter.

📄 Disponibilité : Votre client doit pouvoir accéder facilement à vos conditions générales de vente. Le renvoyer vers votre site web ne suffit pas. Vous devez les lui partager de manière explicite. Si elles se trouvent au verso d’un document, indiquez-le au recto.

🕵️Lisibilité : Vos conditions générales doivent être faciles à lire. Évitez les polices indéchiffrables, les petits caractères ou les couleurs peu contrastées.

🗣️Compréhensibilité : Vos conditions générales doivent être rédigées dans un langage clair et accessible. Evitez les termes techniques, les abréviations ou les expressions que vos clients pourraient ne pas comprendre.

✅ Acceptation : Votre client doit accepter les conditions générales de vente. Pour ce faire, vous pouvez inclure une clause indiquant que le destinataire a lu et accepté les conditions. Mieux : vous pouvez lui demander de les signer.

⚖️ Équité : Veillez à trouver un juste équilibre entre les droits et les obligations des deux parties. Premièrement parce que la loi l’impose, mais aussi parce que l’équité améliore les relations commerciales.

Si vos conditions générales de vente ne répondent pas à ces critères, une ou plusieurs clauses pourraient être considérées comme non avenues. Et en parlant des clauses…

Quelles clauses doivent figurer dans vos conditions générales de vente ?

Il n’y a pas de modèle universel. Chaque freelance ou indépendant aura des conditions générales de vente différentes, en fonction de son travail et de ses attentes. Vous trouverez ci-dessous la liste des clauses les plus courantes. Une bonne base pour établir vos propres conditions générales de vente !

• Champ d’application : Précisez à quelles parties et à quels projets ou produits les conditions générales de vente s’appliquent.
• Modification unilatérale : Vous permet de modifier les conditions de manière unilatérale et à tout moment. Cette clause est surtout pertinente pour les collaborations à long terme.
• Exclusion des conditions du client : Garantit que seules vos conditions générales s’appliquent à votre contrat. Vous évitez ainsi les conflits dus à des conditions contradictoires.
• Devis et commandes : Précisez la période de validité des devis et les conditions d’annulation des commandes.
• Tarifs : Stipulez le régime de TVA applicable, les tarifs que vous pratiquez et la façon de facturer le travail non prévu dans le devis.
• Livraison et force majeure : Décrivez les conditions et les délais de livraison. Définissez les conséquences d’un cas de force majeure, ainsi que les droits du client en cas de retard de livraison.
• Réserve de propriété : Vous protège en tant que vendeur de produits. Cette clause stipule que les produits restent la propriété du vendeur jusqu’à ce qu’ils aient été intégralement payés.
• Plaintes et litiges : Expliquez comment introduire une plainte et dans quel délai. Décrivez la procédure que le client doit suivre.
• Résiliation et dissolution : Stipulez dans quelles circonstances le contrat peut être résilié et la marche à suivre.
• Modalités de paiement : Précisez les modes de paiement acceptés, les délais de paiement et les éventuels acomptes exigés. Indiquez également les conséquences des retards de paiement.
• Traitement des données à caractère personnel : Clarifiez dans quel cadre vous conservez les données personnelles et les façons dont vous les protégez.
• Droit applicable et juridiction compétente : Indiquez quel droit est d’application et la juridiction compétente en cas de litige. Vous évitez ainsi de devoir vous déplacer loin de chez vous en cas de conflit. 

Conditions générales de vente pour les boutiques en ligne

Les règles relatives aux conditions générales sont plus strictes pour la vente aux particuliers (B2C) que pour la vente aux autres entreprises (B2B). Vous avez une boutique en ligne ? Vous devrez tenir compte de règles supplémentaires, notamment en matière de vente à distance. 

En résumé, vous devez indiquer clairement qu’il est question d’une commande en ligne payante. Le prix et les caractéristiques du produit vendu doivent toujours être stipulés.

Comment et quand partager vos conditions générales avec le client ?

Le client doit toujours être informé des conditions générales de vente avant de conclure le contrat. Il ne suffit donc pas de mentionner des conditions sur votre facture. Vous devez les transmettre plus tôt, par exemple avec votre devis ou par e-mail.

Tout aussi important : le client doit confirmer les avoir lues et acceptées. Il peut le faire de manière explicite en cochant la case d’un formulaire ou en signant les conditions générales, ou de manière implicite en lançant le projet ou en acceptant le devis.

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Comment établir des conditions générales de vente pour son activité freelance ?

Étant donné qu’il s’agit d’un document juridique, nous vous déconseillons de rédiger vos conditions générales seul. Bien sûr, si vous démarrez en tant qu'indépendant, vous n’avez probablement pas le budget pour établir des conditions générales détaillées.

Une alternative est d'établir vos conditions générales de vente le plus clairement possible, puis de les faire vérifier.

Mais comment rédiger ses conditions générales ? Voici nos conseils.

📝 Basez-vous sur des modèles ou check-lists, comme celle que nous avons partagée ci-dessus.

🔍 Jetez un coup d’œil aux conditions générales de vos concurrents (sans les copier aveuglément).

🔢 Ajoutez des chiffres et des titres à vos clauses pour apporter clarté et structure.

‍🧑‍⚖️ Optez pour un droit d’application et une juridiction qui vous conviennent, afin d’éviter les longs déplacements.

🔧 Faites preuve de flexibilité par rapport aux souhaits de votre client et à l’évolution du marché.

📈 Élaborez vos conditions générales en pensant à votre croissance et à votre expansion, notamment sur le marché international ou avec une offre plus large.

⚖️ Cherchez l’équilibre entre protection de votre activité et bonnes relations avec votre clientèle.

Enfin, n’oubliez pas de relire régulièrement vos conditions générales et de les mettre à jour si nécessaire, en demandant à un expert de les vérifier. 

Auteur - Valesca Wilms

Valesca est Content Manager chez Accountable Belgique. Elle écrit sur le statut de freelance, le travail indépendant et la fiscalité, en s'appuyant sur sa propre expérience de freelance.

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