Facturer les coûts à votre client ? Voici ce à quoi vous devez faire attention !

Si vous engagez des frais pour votre client, vous voudrez probablement les lui facturer. Vous pouvez choisir d'inclure tous ces coûts dans le prix total du projet ou de les spécifier sur la facture et de les facturer séparément au client. Dans cet article, nous aborderons ce dernier scénario où vous facturez directement au client les frais engagés, tels que l'achat d'un nom de domaine web, les frais de déplacement, l'achat de matériel ou un acompte sur les frais administratifs, et vous les mentionnez sur la facture. C'est parti !

Quelles sont les choses à surveiller lorsque vous facturez les frais à votre client ?

Lorsque vous facturez les frais à votre client, il est préférable de le faire de manière transparente et claire. Cela permet à votre client de savoir quels frais vous lui facturez et pourquoi. De plus, cela rend beaucoup plus facile d'ajouter ces coûts à votre comptabilité plus tard.

Voici 6 points importants auxquels vous devez absolument veiller lorsque vous facturez les frais à votre ou vos clients :

1. TVA : le principe de base est de répercuter la TVA sur le client, y compris la TVA que vous ne récupérez pas. Cependant, en pratique, ce n'est pas toujours aussi simple. Nous avons d'ailleurs consacré un article complet à la TVA lors de la répercussion des frais au client. Vous pouvez le lire ici.
2. Impôts : vous payez des impôts sur tous vos revenus. N'oubliez donc pas de déduire les frais que vous avez engagés pour votre client en tant que frais professionnels. De cette manière, vous ne payez pas d'impôts sur le montant que le client vous doit, à moins que vous ne facturiez au client un montant supérieur au prix de vente initial. Dans ce cas, bien sûr, vous paierez des impôts sur cette commission ou ce bénéfice.
3. Mention distincte : il est préférable de mentionner les frais facturés séparément sur votre facture, afin qu'ils soient facilement identifiables par le client, mais aussi par vous-même ou votre comptable.
4. Description claire : fournissez une description claire pour chaque poste de frais, afin que votre client comprenne pourquoi ces frais lui sont facturés. N'oubliez pas de mentionner le prix hors TVA et le taux de TVA.
5. Accord et contrat : assurez-vous que le contrat entre vous et votre client stipule clairement quels frais peuvent être facturés et dans quelles conditions. Cela évite que le client ne conteste certains frais ou ne les considère comme superflus.
6. Frais documentés : tenez un registre détaillé et bien organisé de tous les frais que vous souhaitez facturer. Cela vous permet d'éviter les discussions ultérieures.

Facturer des frais plus élevés que le coût engagé

En principe, vous pouvez facturer des frais plus élevés que le coût engagé. Rien ne vous empêche de percevoir une commission supplémentaire sur les achats. Vous êtes libre de choisir le montant de cette commission. La différence entre le coût réel et le coût plus élevé que vous facturez est considérée comme un bénéfice. Et sur les bénéfices, vous devez payer des impôts.

Bien que votre client puisse déclarer ce montant plus élevé comme frais dans sa comptabilité, vous ne le pouvez pas. Votre coût est ce que vous avez réellement dépensé ou le prix d'achat initial que vous avez payé.

Payez-vous des impôts sur ces coûts ?

Sur la plupart des coûts que vous engagez, vous devrez payer la TVA. La TVA que vous ne récupérez pas doit être facturée au client. D'autres taxes dépendent souvent du type d'opération que vous effectuez (par exemple, les accises sur l'importation) et de si vous facturez un montant supérieur au coût réel à votre client.

Nous discutons ici des deux principales taxes que vous payez sur les coûts que vous facturez à votre client :

1. TVA

Lorsque vous avez un coût, vous payez la TVA sur ce coût. Lorsque ces coûts sont liés à votre activité principale, vous appliquez le taux de TVA correspondant, qui est presque toujours 21%. Vous pouvez récupérer la TVA que vous avez payée sur ces coûts, donc vous facturez également la TVA lors de la facturation des coûts à votre client.

Il y a cependant quelques exceptions que vous devriez garder à l'esprit.

• La première exception concerne les coûts pour lesquels aucun taux de TVA ou un taux de TVA réduit s'applique.
• La deuxième exception concerne le cas où vous êtes exonéré de TVA : dans ce cas, la TVA doit figurer sur la facture et il n'y a pas de possibilité de récupération de la TVA pour les coûts que vous engagez.

1. Impôt des sociétés et impôt sur le revenu

Comme mentionné précédemment, facturer des coûts plus élevés à votre client ne réduit pas votre revenu imposable. En effet, vous ne pouvez pas déduire le prix plus élevé (que le client paie) en tant que frais professionnels, mais seulement le prix d'achat initial (le prix que vous avez payé).

Vous devez payer des impôts sur la différence entre les coûts réellement engagés et les coûts plus élevés que vous facturez. Cet impôt varie de 20 à 25% pour une société ou de 25 à 50% pour une entreprise individuelle.

Consultez cet article si vous souhaitez en savoir plus sur le calcul de l'impôt des sociétés et de l'impôt sur le revenu ainsi que sur les différents taux d'imposition.

Conclusion et résumé

La facturation des frais peut sembler complexe, mais en réalité, c'est plutôt simple. Si les frais que vous engagez sont liés à votre activité principale, vous appliquez le même taux de TVA aux coûts engagés. Si vous-même ou l'activité que vous exercez est exonérée de TVA, cela s'applique également à vos frais.

Vous avez le droit de facturer à votre client des coûts plus élevés que ceux que vous avez réellement supportés. Cependant, veillez à noter que la différence entre les coûts réels et les coûts facturés est considérée comme un bénéfice, et par conséquent, des impôts sur les sociétés ou sur le revenu peuvent être prélevés.

Avez-vous encore des questions concernant la facturation des coûts à vos clients ? N'hésitez pas à les poser à nos coachs fiscaux !

Auteur - Valesca Wilms

Valesca est Content Manager chez Accountable Belgique. Elle écrit sur le statut de freelance, le travail indépendant et la fiscalité, en s'appuyant sur sa propre expérience de freelance.

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