Frais professionnels pour les indépendants  : quels frais sont déductibles ?

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Conservez tous vos reçus ! C’est le premier conseil que reçoivent tous les indépendants. En effet, tout indépendant - à titre principal ou complémentaire - peut déduire des frais professionnels de son revenu imposable, ce qui réduit le montant de ses impôts. Mais pouvez-vous déduire tous les frais ? Et comment prouver qu'il s'agit de frais professionnels ? Nous faisons le point pour vous. 

Les frais professionnels, c’est quoi ?

Pour faire simple : toutes les dépenses réalisées dans le cadre de votre activité indépendante sont des frais professionnels. Vous avez besoin d’un bureau, de fournitures et d’un ordinateur pour travailler, ainsi que d’électricité et de chauffage pour votre bureau. Vous assistez à des événements de networking, suivez des formations et bien entendu, vous buvez et vous mangez.

Toutefois, tout ne peut pas être qualifié de frais professionnels. Votre achat doit satisfaire aux conditions suivantes : 

• les dépenses sont liées à votre travail et nécessaires pour réaliser du chiffre d’affaires ; 
• vous déclarez les frais l’année où vous les avez faits ; 
• vous avez une preuve (facture, ticket de caisse) de votre dépense. 

💡Astuce Accountable : vous pouvez déclarer des frais professionnels effectués jusqu’à 3 mois avant le début de votre activité. Vous vous lancez bientôt en tant qu’indépendant à titre principal ou complémentaire ? Conservez déjà toutes les preuves de vos achats et de vos investissements. 

Comment déduire les frais professionnels des impôts ?

Si vous avez un statut de personne physique (entreprise individuelle), vous payez des impôts sur les revenus que vous gagnez par le biais de l’impôt sur le revenu des personnes physiques. Ce revenu, c’est votre chiffre d’affaires annuel d'indépendant. De ce chiffre d'affaire, vous déduisez vos frais professionnels afin de réduire vos revenus imposables et de payer moins d’impôts.

Donc, plus les frais déclarés sont élevés, moins vous devez payer d’impôts. 

Quels frais professionnels pouvez-vous déclarer ? 

Certains frais professionnels, comme les factures de votre comptable et les cotisations de sécurité sociale, peuvent être déduits à 100 %.

D’autres frais professionnels et mixtes ne peuvent être déduits que partiellement. Quelques exemples de frais partiellement déductibles :  

• frais de restaurant, 
• cadeaux clients, 
• gaz et électricité
• frais de voiture
• internet et téléphonie
• ...

Et puis il y a des frais qu'on ne peut jamais déduire comme frais professionnels, comme les amendes de circulation ou les vêtements du quotidie. 

💡Astuce Accountable : Accountable a développé un outil pratique pour vous. Vous pouvez y consulter le pourcentage que vous pouvez déduire pour tous les types de dépenses professionnelles. N’hésitez pas à l’essayer ! 

Quels frais pouvez-vous déduire si vous travaillez depuis votre domicile ? 

Vous êtes indépendant(e) en personne physique ? Alors vous travaillez probablement (en partie) de votre domicile. Dans ce cas, vous pouvez déduire les frais liés à ce bureau à domicile en tant que frais professionnels. Pensez aux coûts fixes pour l’électricité, le gaz et l’eau, mais aussi au matériel de bureau et vos différentes assurances. 

En savoir plus sur les frais professionnels liés au télétravail en tant qu'indépendant.

Quelle est la différence entre frais et amortissements ? 

Vous pouvez déduire le montant total d’une dépense professionnelle en une seule fois ou répartir le coût d’achat sur plusieurs années. Dans ce dernier cas, on parle d’un amortissement. Le choix d’amortir un investissement est réglementé. 

En savoir plus sur l’amortissement des frais.

Déclarer les frais professionnels réels ou forfaitaires ?

Vous pouvez aussi déclarer des frais professionnels forfaitaires au lieu de déclarer - preuve à l'appui - vos frais réels. Vous n’aurez alors plus besoin de conserver tous les reçus et factures et vous vous épargnerez beaucoup d’administration. Toutefois, le forfait est limité. Et en général, vos frais en tant qu’indépendant à titre principal sont supérieurs au montant forfaitaire. 

💡 En savoir plus sur les frais professionnels réels et forfaitaires

Pouvez-vous toujours déduire la TVA ? 

La TVA que vous facturez à vos clients et que vous reversez à l’administration de la TVA ne fait pas partie de vos frais professionnels. Tout comme la TVA que vous payez sur vos achats, d'ailleurs.

Cependant, le fait de facturer et de payer la TVA vous donne certains avantages. Vous pouvez récupérer la TVA que vous payez sur un achat, ce qui réduit le prix de cet ordinateur ou de ce smartphone. Lisez-en plus ici sur la déductibilité de la TVA. 

Vous ne vous y retrouvez pas ?

Vous trouvez que la réglementation autour des frais professionnels est compliquée ? Accountable automatise votre comptabilité et la gestion de vos dépenses. Si vous avez une question spécifique, vous pouvez aussi vous adresser à nos coachs fiscaux. 

Essayez Accountable gratuitement pendant 14 jours. 

Auteur - Valesca Wilms

Valesca est Content Manager chez Accountable Belgique. Elle écrit sur le statut de freelance, le travail indépendant et la fiscalité, en s'appuyant sur sa propre expérience de freelance.

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