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🧾 À quoi sert la déclaration spéciale de TVA ?

Si vous êtes indépendant et que vous ne déposez pas de déclarations TVA périodiques, vous devez parfois introduire une déclaration spéciale de TVA. C'est le cas quand vous recevez des services de prestataires établis à l'étranger, dans l'UE ou hors UE, ou que vous achetez des biens auprès de fournisseurs établis dans un autre pays de l'Union européenne.
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Par exemple, quand vous achetez un bien à un fournisseur de l'UE et que vous lui communiquez votre numéro de TVA belge, il vous traite comme un assujetti. Il applique alors l'autoliquidation intracommunautaire et vous facture sans TVA. C'est alors à vous de déclarer et de payer la TVA belge sur cet achat, via la déclaration spéciale.
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En résumé : cette déclaration concerne uniquement les indépendants sans déclaration périodique. Elle sert à déclarer certains achats et services reçus (jamais vos ventes) sur lesquels la TVA belge est due. Cette TVA n'est pas récupérable sous ces régimes.

🐣 La déclaration spéciale en 2 minutes

Vous êtes en franchise TVA (ou exonéré article 44) : vous ne facturez pas de TVA et vous ne récupérez pas la TVA sur vos achats. En principe, vous n'avez donc aucune déclaration TVA périodique à faire.
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Il y a une exception : certains achats à l'étranger. Dans certains cas, c'est la TVA belge qui est due sur ces achats, et c'est vous qui la payez, via la déclaration spéciale.
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1. Vous achetez un service à un prestataire étranger, dans l'UE ou hors UE (publicité en ligne, logiciel, formation en ligne...)
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Vous donnez toujours votre numéro de TVA et vous payez toujours la TVA belge, dès le premier euro, quel que soit le montant. Ces services ne comptent pas dans le seuil de 11.200 € et ne vous engagent pas pour vos achats de biens.

Exceptions :

• l'hôtel et les autres services liés à un bien immobilier à l'étranger ;

• le restaurant ;

• le transport de personnes ;

• l'entrée à un événement sur place ;

• la location d'un véhicule pour 30 jours maximum.

Dans ces cas, c'est la TVA du pays qui s'applique. Un service exonéré (une assurance, par exemple) ne donne pas lieu à de la TVA belge.
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2. Vous achetez un bien dans l'UE (matériel, marchandises...)

• Vous ne donnez pas votre numéro : le fournisseur facture la TVA de son pays, rien à faire en Belgique. Cela fonctionne tant que vous n'avez jamais donné votre numéro pour un achat de biens, et que vos achats de biens dans l'UE restent sous 11.200 € cette année et l'étaient déjà l'année précédente.

• Vous donnez votre numéro de TVA, même une seule fois : vous payez la TVA belge sur tous vos achats de biens dans l'UE, jusqu'au 31 décembre de la deuxième année qui suit.

⚠️ C'est vrai même si votre régime affiché sur Intervat est toujours VR.
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🔎 Votre régime Intervat indique VO alors que vous n'avez jamais demandé cette option (par exemple à la suite d'une erreur lors de votre inscription) ? Contactez votre Coach Fiscal via le chat.

En résumé : ce que vous devez faire
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💡 Vous avez de la TVA belge à déclarer ? Vous déposez une déclaration spéciale par trimestre, au plus tard le 25 du mois qui suit, et le paiement de cette TVA doit être sur le compte du SPF Finances à cette date. Accountable prépare la déclaration pour vous à partir de vos factures.

📚 Pour aller plus loin

Le résumé ci-dessus suffit dans la plupart des situations. Les sections suivantes détaillent chaque cas, avec des exemples.

👥 Qui doit déposer une déclaration spéciale ?

Tout assujetti ou personne morale qui ne dépose pas de déclarations TVA périodiques (mensuelles ou trimestrielles), notamment :

• 🧑‍💼 Petite entreprise sous le régime de la franchise TVA

• 🌾 Exploitant agricole sous le régime forfaitaire

• ⚖️ Assujetti qui effectue uniquement des opérations exonérées (article 44 du Code TVA)

• 📜 Personne morale non assujettie (par exemple une commune ou une ASBL)

🔎 Comment vérifier votre régime TVA ? Suivez les étapes 1 à 4 de notre article Comment vérifier votre type de TVA lors de la création de votre compte sur Accountable ?

⏰ Quand devez-vous déposer une déclaration spéciale ?

1. ✉️ Vous recevez un service d'un prestataire établi à l'étranger (dans l'UE ou hors UE)

Vous devez toujours :

• communiquer votre numéro de TVA belge,

• déclarer et payer la TVA belge due, dès le premier euro, quel que soit le montant.

🌍 La règle est la même pour un prestataire établi hors UE, par exemple un logiciel facturé depuis les États-Unis : la TVA belge est due et se déclare dans la déclaration spéciale.
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💡 Le seuil de 11.200 € ne s'applique pas aux services, et les services ne comptent pas dans ce seuil. Vérifiez donc bien si une facture porte sur un bien ou sur un service avant de l'encoder : de la publicité en ligne ou une formation en ligne, par exemple, sont des services.
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💡 Communiquer votre numéro pour un service ne vous engage pas pour vos achats de biens : l'engagement décrit plus bas ne concerne que les biens.
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💡 Si le service est exonéré de TVA (par exemple une assurance ou certains services financiers), aucune TVA belge n'est due.
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⚠️ Exceptions : certains services restent soumis à la TVA du pays où ils ont lieu, quelle que soit votre situation (art. 21, §3 CTVA) :

• l'hôtel et les autres services liés à un bien immobilier situé à l'étranger,

• le restaurant et le catering,

• le transport de personnes,

• l'entrée à un événement sur place (salon, foire, conférence, séminaire, formation suivie en présentiel),

• la location de courte durée d'un véhicule (30 jours maximum), taxée là où le véhicule vous est remis.

Le prestataire vous facture alors la TVA du pays où le service a lieu et vous n'avez rien à déclarer en Belgique.

2. 📦 Vous achetez des biens dans un autre pays de l'UE (hors moyens de transport neufs et produits soumis à accise)

📍 Le seuil de 11.200 €
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Ce seuil correspond au total de vos achats intracommunautaires de biens, tous pays et tous fournisseurs confondus, sur une année civile. Il ne s'agit pas de votre chiffre d'affaires.
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Les achats de biens dans l'UE ne sont pas soumis à la TVA belge tant que ce total ne dépasse pas 11.200 €, ni pendant l'année en cours, ni pendant l'année précédente, et tant que vous n'avez pas opté pour la taxation en Belgique.
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🧾 Cas 1 : vos achats ne dépassent pas 11.200 € et vous n'avez jamais communiqué votre numéro de TVA pour un achat de biens

🧾 Cas 2 : vos achats dépassent 11.200 €

Dès que vous dépassez le seuil, vous devez :

• communiquer votre numéro de TVA belge à tous vos fournisseurs de l'UE,

• déclarer et payer la TVA belge via une déclaration spéciale pour chaque trimestre au cours duquel vous avez effectué un achat concerné,

• le signaler au SPF Finances avant l'achat qui fait dépasser le seuil, en principe via une déclaration de modification (formulaire 604B). Ce n'est pas nécessaire si vous l'avez déjà fait l'année précédente, ou si vous avez déclaré plus de 11.200 € d'achats de biens via vos déclarations spéciales l'année précédente (art. 53bis, §1er CTVA).

🧠 Comme le seuil s'apprécie sur l'année en cours et sur l'année précédente, l'obligation vaut pour le reste de l'année et pour toute l'année suivante. Elle continue ensuite tant que vous dépassez à nouveau le seuil.

📌 Exemple 1 : dépassement du seuil (sans option)

Hypothèse : aucun achat de biens dans l'UE en 2024, et numéro de TVA jamais communiqué avant.

⚠️ En 2027, si vous continuez à communiquer votre numéro de TVA alors que vous n'y êtes plus obligé, vous êtes considéré comme ayant opté (voir le Cas 1).
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📌 Exemple 2 : option présumée (achats sous le seuil)

Hypothèse : achats de biens dans l'UE toujours inférieurs à 11.200 € par an.

💡 Avant de communiquer votre numéro, vérifiez sur l'outil VIES de la Commission européenne que votre numéro de TVA et celui de votre fournisseur sont bien valides : l'exonération appliquée par le fournisseur suppose notamment que votre numéro soit valide.

💡 Les régimes VO et SO sur Intervat

Si votre régime TVA affiché sur Intervat est :

• VO : régime de la franchise (VR) avec option pour les acquisitions intracommunautaires,

• SO : régime exonéré article 44 (SX) avec la même option,

vous avez formellement opté pour la TVA belge sur vos achats de biens dans l'UE, dès le premier euro, quel que soit le montant. Le fournisseur vous facture sans TVA, vous déclarez l'achat et vous payez la TVA belge, sans pouvoir la récupérer.
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❓ Pourquoi opter ? Cette option peut être pertinente si vous effectuez régulièrement des achats dans l'UE, si vos fournisseurs exigent un numéro de TVA intracommunautaire, ou si vous souhaitez éviter le suivi du seuil de 11.200 €.
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⚠️ Un régime VR ou SX sur Intervat signifie seulement qu'aucune option n'a été enregistrée formellement. Pour un franchisé (VR), si vous avez déjà communiqué votre numéro de TVA pour un achat de biens, l'option présumée s'applique quand même (voir le Cas 1). Pour un assujetti exempté (SX) dans cette situation, contactez votre Coach Fiscal pour vérifier votre cas.
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3. 🚗 Vous achetez un moyen de transport neuf ou un produit soumis à accise

La TVA belge est toujours due, quel que soit le montant :

• si vous avez déjà communiqué votre numéro de TVA ou dépassé le seuil, vous la déclarez via la déclaration spéciale,

• sinon, vous la déclarez et la payez auprès de l'Administration générale des Douanes et Accises (déclaration spéciale propre aux moyens de transport neufs, ou document d'accise pour les produits soumis à accise).

Ces achats ne comptent pas dans le seuil de 11.200 € applicable aux autres biens.

🚗 Un véhicule est considéré comme neuf s'il est livré dans les 6 mois qui suivent sa première mise en service, ou s'il n'a pas parcouru plus de 6.000 km. Pour l'immatriculer à la DIV, vous aurez besoin du signal E705, à obtenir via MyMinfin.
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🌍 Et les achats en dehors de l'UE ?

Un achat de biens hors de l'UE (Chine, États-Unis, Royaume-Uni...) n'est pas une acquisition intracommunautaire mais une importation. Les biens passent par la douane et la TVA à l'importation est en principe réglée lors du dédouanement, souvent avancée par le transporteur qui vous la refacture. Elle ne passe pas par la déclaration spéciale. En cas de doute sur un envoi, contactez votre Coach Fiscal.
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⚠️ Ventes à distance de biens importés : si vous achetez en ligne des biens expédiés depuis un pays hors UE (par exemple sur une plateforme de e-commerce), et que vous n'avez ni dépassé le seuil de 11.200 € ni opté, vous ne pouvez pas communiquer votre numéro de TVA au vendeur. Les produits soumis à accise ne sont pas concernés par cette règle.

🧾 Comment l'encoder dans Accountable ?

Quand vous encodez la facture :

1. Sélectionnez la TVA à 0 % dans le menu déroulant.

2. Sélectionnez la raison de la TVA à 0 % : "Régime d'autoliquidation intra-UE" pour un fournisseur de l'UE, "Il s'agit d'un achat en dehors de l'UE" pour un prestataire hors UE.

3. Pour un fournisseur de l'UE, sélectionnez le taux de TVA belge applicable : le plus souvent 21 %, sauf taux réduit.

🔁 Vous avez oublié une opération ou votre fournisseur vous a facturé sa TVA

Le trimestre n'a pas encore été déclaré : générez et déposez la déclaration spéciale de ce trimestre, même en retard (voir la section sur les retards plus bas).
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Le trimestre a déjà été déclaré : la TVA belge manquante doit être régularisée. Contactez votre Coach Fiscal via le chat avant toute démarche : la façon de le faire dépend de votre situation, et nous vérifions les montants ensemble.
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Votre fournisseur vous a facturé la TVA de son pays alors que la TVA belge était due (pour un service, ou pour un bien si vous avez dépassé le seuil ou opté) : la TVA belge reste due via votre déclaration spéciale. La TVA étrangère ne la remplace pas. Pour la récupérer, demandez à votre fournisseur une note de crédit et une nouvelle facture sans TVA, avec votre numéro de TVA.

📅 Délais et fréquence

• ⏳ Une déclaration par trimestre

• ❌ Aucune opération taxable pendant le trimestre : pas de déclaration "néant"

• ⚡ Date limite de dépôt : le 25 du mois qui suit la fin du trimestre

• 💵 Paiement de la TVA due : le montant doit être sur le compte du SPF Finances au plus tard le 25

💻 Comment déposer la déclaration ?

• Via Accountable, qui génère la déclaration à partir de vos factures

• Sur Intervat, la plateforme en ligne du SPF Finances

• Sur papier, si vous ne pouvez pas ou ne souhaitez pas utiliser Intervat

Pour le guide pas à pas : Comment déposer une déclaration spéciale à la TVA (déclaration 629) ?

💡 Rassemblez bien vos justificatifs et gardez en tête que cette TVA n'est pas récupérable.

⚠️ Et si vous déclarez ou payez en retard ?

Dépôt en retard

• ✅ Si vous déposez la déclaration spontanément, même en retard, aucune amende n'est infligée (tolérance administrative du SPF Finances).

• ✅ Si vous recevez une lettre de rappel et que vous déposez dans les 30 jours, aucune amende n'est infligée non plus.

• 🚫 Si vous ne déposez pas, ou si vous déposez après ce délai de 30 jours, une amende peut être infligée.

Paiement en retard

• 💸 Des intérêts de retard sont dus sur la TVA payée tardivement.

• ⚖️ Une amende proportionnelle peut aussi s'appliquer. Elle peut être entièrement remise si vous régularisez spontanément, avant toute intervention de l'administration.

💡 Vous avez oublié des déclarations ? Le plus tôt sera le mieux : déposez et payez avant de recevoir un rappel.

🧠 À retenir

• 🔹 Vous ne pouvez pas récupérer la TVA payée via la déclaration spéciale, mais vous pouvez l'ajouter comme dépense professionnelle, dans la même catégorie que le coût d'origine.

• 🔹 Vous déclarez uniquement les achats et services reçus concernés, jamais vos ventes.

• 🔹 Les services d'un prestataire étranger (UE ou hors UE) sont taxés en Belgique dès le premier euro, quel que soit le montant, sauf exceptions (hôtel, restaurant, transport de personnes, événements sur place, location de véhicule de courte durée) et services exonérés.

• 🔹 Pour les biens, communiquer votre numéro de TVA une seule fois vous engage jusqu'au 31 décembre de la deuxième année qui suit.

• 🔹 Une déclaration par trimestre, à déposer au plus tard le 25 du mois suivant, avec un paiement qui doit être sur le compte du SPF Finances à cette date.

Une question sur votre situation ? Votre Coach Fiscal est là pour vous aider via le chat 😊

Auteur - Valesca Wilms

Valesca est Content Manager chez Accountable Belgique. Elle écrit sur le statut de freelance, le travail indépendant et la fiscalité, en s'appuyant sur sa propre expérience de freelance.

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