Wat is btw? Dit moet je weten over btw als zelfstandige

Ben je net zelfstandige geworden of wil je je eigen zaak oprichten? Dan speelt btw een belangrijke rol. Misschien stelde je jezelf al vragen zoals: “wat is btw eigenlijk?”, “ben ik btw-plichtig?”, “moet ik een btw-nummer hebben?”, of “hoe dien ik btw-aangiftes in?” Lees verder voor een antwoord op al je vragen.

1. Wat is btw?
2. Btw-plicht
3. Btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen
4. Gemengde btw-plicht
5. Klantenlisting
6. Btw-verleggingsregeling
7. Btw-aangifte
8. Tips

Wat is btw?

De officiële definitie van btw, volgens de Belgische overheid, is: “belasting op goederen en diensten die door de eindverbruiker wordt gedragen en die door de Schatkist gefractioneerd wordt geïnd bij elke transactie in het productie- en distributieproces.“

In mensentaal is btw ‘belasting op toegevoegde waarde’ die door de eindconsument wordt betaald op bijna alle producten en diensten. Als zelfstandige zijn jouw klanten de eindconsument. Zij betalen dan een btw-percentage op jouw producten of diensten.

Meestal is dat 21%, maar dat kan ook 6% (voor basisproducten) of 12% zijn. Welk btw-bedrag voor jou van toepassing is en hoe je precies btw berekent, lees je in dit artikel over de verschillende btw-tarieven.

De ontvangen btw moet jij vervolgens doorstorten naar de staat. Jij bent in principe de tussenpersoon tussen je klant en de overheid. Soms koop jij als zelfstandige ook iets voor je bedrijf en ben jij eindconsument. Dan betaal jij btw, maar mag je die btw ook weer aftrekken. Dit wordt geregeld in je maandelijkse of driemaandelijkse btw-aangifte.

Ben ik btw-plichtig?

In principe is elke zelfstandige in België btw-plichtig, dus ook jij.

Al bestaan er wel enkele uitzonderingen. Bepaalde vrij beroepen met een sociaal of medisch karakter niet btw-plichtig. Zij hoeven geen btw aan te rekenen en doen ook geen btw-aangiften. Voorbeelden hiervan zijn: dokters, tandartsen, diëtisten, psychologen…

Alle andere zelfstandigen zijn wel btw-plichtig en moeten in het bezit zijn van een btw-nummer. Je ontvangt je ondernemings- en btw-nummer na je officiële inschrijving als zelfstandige bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

💡Accountable tip: Wist je dat je binnen enkele minuten je btw-nummer kan aanvragen met Accountable en Liantis? Word vandaag nog zelfstandige, vul simpelweg dit formulier in en Liantis neemt contact met je op.

Wat is de btw-vrijstellingsregel?

Als je een kleine onderneming bent met een jaaromzet van minder dan € 25.000, kan je vrijgesteld worden van alle btw-verplichtingen.

Je hoeft dus geen btw aan te rekenen aan je klanten en geen periodieke btw-aangiften te doen. Aan de andere kant wil dat ook zeggen dat je zelf geen btw kan terugvorderen op je eigen aankopen.

Start je in bijberoep of denk je dat je jaaromzet onder de € 25.000 blijft? Dan kan je de btw-vrijstelling aanvragen. Dit kan bij je ondernemingsloket (vb. Liantis, Xerius…) of rechtstreeks bij het btw-kantoor.

💡 Twijfel je of de btw-vrijstellingsregeling voor jou van toepassing is? Ontdek hier meer over de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen.

Gemengd btw-plichtig

Stel dat je als zelfstandige zowel btw-plichtige als btw-vrijgestelde activiteiten uitvoert, dan ben je gemengd btw-plichtig. Je rekent dan enkel btw aan voor de btw-plichtige activiteit. Het echt op btw-aftrek ligt ook iets anders bij gemengd btw-plichtigen.

Een voorbeeld hiervan is een zelfstandig diëtist die geen btw aanrekent op consultaties met cliënten. Dezelfde diëtist brengt een boek uit over gezonde voeding en verkoopt dit boek. Op het boek moet deze zelfstandige 6% btw aanrekenen. In dat geval is deze zelfstandige diëtist gemengd btw-plichtig.

💡Lees hier meer over de gemengde btw-plicht.

Jaarlijkse klantenlisting of btw-listing

Jaarlijks in maart is het tijd voor de klantenlisting of btw-listing. Dit is een lijst met al je zakelijke klanten uit België aan wie je het afgelopen jaar minimum € 250 hebt gefactureerd.

⚠️ Let op, de jaarlijkse klantenlisting is ook voor verplicht voor kleine ondernemingen die genieten van de btw-vrijstellingsregeling.

De klantenlisting dien je ook in via Intervat. Accountable-gebruiker? Wij herinneren je aan de deadline en stellen de klantenlisting voor jou op en dienen het samen in.

💡Lees hier meer over de jaarlijkse klantenlisting en hoe je deze indient.

Btw verlegd

Voor Belgische klanten is het simpel: ben je btw-plichtig, dan reken je 6, 12 of 21% btw aan.

Voor klanten uit andere landen, zijn de regels anders. In dat geval wordt de btw verlegd naar het land van je klant. De klant moet dan in het eigen land de btw aangeven en betalen.

💡 Werk je regelmatig met buitenlandse klanten? Lees dan zeker dit artikel over de btw-verleggingsregeling om op de juiste manier te factureren.

Hoe dien ik mijn btw-aangifte in?

Als zelfstandige moet je op vaste tijdstippen je btw-aangifte indienen. Voor de meeste zelfstandige is na afloop van een kwartaal. De btw-aangifte en betaling gebeurt dan in april, juli, oktober en januari.

Bij een jaaromzet van meer dan € 2.500.000 gebeurt de btw-aangifte en betaling maandelijks.

In de btw-aangifte geef je aan hoeveel btw je hebt geïnd en hoeveel btw jij hebt betaald op zakelijke uitgaven. Het verschil stort je dan door aan de staat, of wanneer je meer btw hebt betaald dan ontvangen, krijg je dit teruggestort.

Je kan je btw-aangifte eenvoudig zelf indienen via Intervat, het online platform van de Belgische overheid. Dat klinkt misschien ingewikkeld, maar dankzij de juiste tools en hulpmiddelen is het makkelijker dan je denkt. Hier ontdek je stap voor stap hoe je dat aanpakt.

Werk je samen met een boekhouder? Stem dan met hem af of hij de btw-aangiftes voor jou indient.

Algemene tips over btw

• Zet btw altijd apart op je factuur. Dat is niet alleen verplicht, maar zorgt er ook voor dat je netjes je boekhouding kunt bijhouden.
• Houd je kosten bij. De btw die jij betaalt op zakelijke aankopen kan je terugvorderen. Het is wel belangrijk dat je de bewijsstukken zoals bonnetjes en facturen ervan goed bewaart.
• Gebruik een tool als hulpmiddel. Dankzij een app zoals Accountable kan je automatisch de btw berekenen op je facturen en zelfs je btw-aangifte creëren met één druk op de knop. Handig!
• Zet geld opzij. De btw die je krijgt van je klanten is eigenlijk niet van jou. Houd dit bedrag apart om financiële verrassingen te voorkomen.

Met Accountable wordt btw kinderspel

Dankzij de boekhoud- en belastingsoftware van Accountable stel je in minder dan 2 minuten 100% correcte facturen op. Zo loop je geen risico op rekenfouten, want Accountable berekent zelf het btw-bedrag van de factuur.

Scan of upload eenvoudig al je inkomsten en uitgaven in de app en Accountable stelt je btw-aangifte voor je op. Zo simpel kan het zijn.

Probeer Accountable nu 14 dagen gratis. ✨