Jouw gratis factuursjabloon om in te vullen, voor zelfstandigen in België

Ben jij net begonnen als zelfstandige en moet je je eerste factuur opstellen? Download dit factuursjabloon en vul het in met behulp van ons advies. Zo zorg je ervoor dat je een correcte en foutloze factuur maakt, die klaar is om te versturen.

Klik hier om het factuursjabloon te downloaden

Personaliseer je facturen door Accountable te downloaden en profiteer van een dubbele proefperiode dankzij de promotiecode: “FREELANCER“.

Stap 1: De basis van je factuur

Je begint het proces natuurlijk bij het makkelijkste gedeelte: de hoofding. Voor een eenmanszaak is de volledige naam hier voldoende. Als een zelfstandige in een bv, moet je de officiële naam die geregistreerd staat bij de Kruispuntbank van Ondernemingen invullen.

De tweede stap is het invullen van het adres. Het adres dat je hier invult moet gelijk zijn aan de hoofdzetel van de onderneming. Een veelgemaakte fout is dat zelfstandigen hier hun co-workingkantoor of hun buitenlandse adres invullen. Doe dat zeker niet. 😇

🧩 Kun je die informatie nergens vinden? Verspil je tijd niet door urenlang het internet te doorzoeken. Je kunt alle informatie van Belgische ondernemingen terugvinden op de website van de KBO, van het adres tot het btw-nummer.

🇪🇺 Je klant is Europees, maar woont niet in België? Zijn informatie is beschikbaar via de VIES-tool van de EU.

Opgepast 💢! Wanneer je een klant hebt uit een ander EU-land, gelden er speciale btw-regels. In dat geval is jouw klant namelijk verantwoordelijk voor het betalen van de btw in zijn eigen land. Dit proces het de intracommunautaire verleggingsregeling.  Achter deze obscure term zit een simpele logica: de btw-verplichtingen worden verlegd naar jouw klant. Zit jij in deze situatie? Dan raden wij jou aan om onze app te gebruiken om de factuur aan te maken. Wij passen automatisch de juiste regels toe en geven het correct aan in je volgende btw-aangifte.

Is dit nog een beetje onduidelijk? Geen zorgen, dat is helemaal normaal. Door je factuur in onze app aan te maken, pak je deze ingewikkelde (internationale) regels in een paar klikjes aan. Maak je geen zorgen over welke tarieven je moet toepassen, laat het over aan de app!

Stap 2: prijzen en btw-tarieven

Nadat je jouw informatie en die van je klant hebt ingevuld, is het tijd om de kern van je factuur in te vullen: de inhoud en prijs van de verkoop.

Omdat elke factuur uniek is, begin je door een factuurnummer toe te kennen aan je factuur (rechtsboven in het sjabloon). De factuurnummers moeten elkaar opvolgen, maar hoeven niet persé te beginnen bij 1. Je factuur moet daarnaast ook altijd de aanmaakdatum en het woord ‘factuur’ bevatten. Het is altijd een goed idee om die informatie te markeren. Als je wilt, kan het ook goed zijn om de uiterlijke betaaldatum te vermelden.

Kleine tip 👀: Niet iedereen hoeft te weten dat je een starter bent. Je kunt er daarom voor kiezen om je eerste factuur te laten beginnen met een groter nummer dan 1, om meer professioneel te lijken.

De eenheidsprijs is het bedrag dat je vraagt voor één stuk van het goed. Verkoop je geen goederen maar diensten? Dan is de eenheidsprijs de prijs die je aanrekent voor één uur.

Het komt vaak voor dat je als startende zelfstandige niet goed weet welk btw-tarief je moet aanrekenen voor de goederen en diensten die je verkoopt. Als je bijvoorbeeld zowel spullen verkoopt als trainingen geeft, dan zijn de btw-tarieven verschillend. Zelfs twee onderdelen van dezelfde fiets kunnen verschillende tarieven hebben. Wil je weten welke tarieven je moet toepassen? Neem dan eens een kijkje op de website van de overheid, waar het allemaal staat uitgelegd.

Sommige starters kiezen ervoor om te beginnen onder het btw-vrijstellingsregime voor kleine ondernemingen (als je omzet minder dan €25.000 is).  In dat geval reken je geen btw aan op je facturen. Belangrijk om te weten: je trekt dan ook geen btw af van je aankopen, helaas. Gelukkig is Accountable volledig afgesteld op de noden van zelfstandigen die vrijgesteld zijn van btw.

Stap 3: juridische noten en voorbeeldfactuur

Als je specifieke, juridische noten wilt toevoegen aan de factuur, kun je die toevoegen in het ‘opmerkingen’-gedeelte van het sjabloon. Bijvoorbeeld, als je onder het btw-vrijstellingsregime voor kleine ondernemingen valt, dan moet er op je factuur het volgende staan: “btw vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen”. Als je je aanmeldt bij onze app, zal die juridische noot automatisch worden toegevoegd aan je factuur. Als je factuur duidelijk, volledig en onbetwistbaar is, móét je klant je wel betalen!

🧨 Om vervelende verrassingen te voorkomen, is het een goed idee om aan je factuur je algemene voorwaarden toe te voegen. In die algemene voorwaarden staat normaal gesproken informatie over de betalingswijze en een eventuele boete voor het overschrijden van de betalingsdeadline. Je kunt ook altijd je telefoonnummer en e-mailadres toevoegen om een goede communicatie te garanderen.  Vergeet ook zeker niet je bankinformatie toe te voegen.

Kleine tip 👀:  om administratieve rompslomp te voorkomen, verstuur je je factuur het beste op de dag dat de verkoop plaatsvindt. Het kan dat je een boete ontvangt als je je factuur pas verstuurt na de 15de werkdag in de maand die volgt op de maand waarin de btw dient ingediend te worden.

Nadat je alle bovenstaande stappen hebt gevolgd, zou je factuur klaar voor verzending moeten zijn! Als je echter nog vragen hebt over bepaalde, specifieke gevallen, kun je ons altijd een berichtje sturen in de chat (rechtsonder in het scherm) of in een e-mail naar support@accountable.eu. Ons team helpt je met veel plezier verder.

Wil je er zeker van zijn dat je factuur klaar is om te versturen? Vergelijk hem met onze voorbeeldfactuur!

Verspil geen tijd meer aan het opstellen van facturen. Laat onze app het voor je doen!