fbpx
nl
English Français Nederlands
nl
English Français Nederlands
Zo stel je facturen op als zelfstandige

Hoe maak je facturen en wat moet er zeker op staan?

Lees in 6 minutes

Staat “facturen maken” op je to-do lijst, maar stel je de taak altijd uit? Heb je geen zin meer om, na een lange werkdag of werkweek, je nog eens achter het scherm te zetten en “facturen te maken”? “Facturen maken”, ja zeker. Waarom en hoe? Dat is minder duidelijk! In dit artikel geven we je een antwoord op deze vragen en stellen we een manier voor om je facturen doeltreffend en op een wettelijke manier te versturen.

Wat moet er op een factuur staan?

Concreet gezien: als je btw-plichtig bent en je een goed of dienst aan een btw-plichtige persoon verkoopt, moet je een factuur opstellen.

Je moet ook een factuur opstellen voor personen die niet btw-plichtig zijn en aan wie je bepaalde goederen of diensten verkoopt: o.m. werken in onroerende staat, leveringen uitgevoerd door producenten of groothandelaren, zoals de werken die hier staan toegelicht.

De factuur moet uitgereikt worden ten laatste de 15de dag van de maand na die waarin de belasting opeisbaar wordt over het geheel of een deel van de prijs, zoals het Ministerie van Financiën aangeeft.

Dankzij de facturen kan de staat de btw die wordt ontvangen en die aan hem moet worden doorgestort, opvolgen. Zij vormen ook een belangrijke manier om een duidelijke en professionele relatie met je klanten op te bouwen.

Een factuur is daarom een juridisch document dat verplicht de volgende elementen bevat:

  1. Het volgnummer van je factuur: je facturen volgen elkaar op
  2. Jouw gegevens: de exacte naam van je onderneming en haar bedrijfsnaam, het adres, het ondernemingsnummer en het btw-nummer
  3. De gegevens van je klant: naam, adres, btw-nummer
  4. De datum van uitgifte van de factuur en de datum waarop het goed of de dienst werd geleverd
  5. De omschrijving van het geleverde goed of de geleverde dienst
  6. De prijs per eenheid en het aantal eenheden
  7. Het bedrag zonder btw
  8. Het btw-tarief dat afhangt van je activiteit: 6, 12 of 21 %.
  9. In geval van vrijstelling van btw, moet de wettelijke reden voor die vrijstelling worden vermeld door te refereren aan de relevante Europese richtlijn of nationale bepaling; ga naar de volgende alinea om te weten wat de juiste formulering is in jouw situatie.
  10. Het totaalbedrag, btw inbegrepen.

We raden je aan om ook de volgende gegevens te vermelden: de vervaldatum van de factuur, de gegevens van je zakelijke rekening (IBAN + BIC) en je e-mail. Je kan ook de voorwaarden vermelden die je op voorhand met je klant bent overeengekomen, zoals boetes in geval van betaalachterstanden of wanbetaling en de bevoegde rechtbank bij geschillen.

Wat gebeurt er als je incorrecte facturen opstelt?

Als je geen factuur opstelt of als ze onvolledig is, laat de BTW-administratie zijn tanden zien: je loopt het risico op een boete die kan oplopen tot twee keer het bedrag van de op de handeling verschuldigde belasting. Indien er wel degelijk een intentie tot fraude of schade is, ligt de boete hoger en riskeert men zelfs een gevangenisstraf.

Zo open je ook de deur tot betwisting van je factuur door je klant aangezien hij haar onjuist of onvolledig beschouwt.

Het is jammer om dergelijke risico’s te lopen terwijl het mogelijk is om op een gemakkelijke manier een correcte factuur op te stellen!

Bij Accountable vinden we dat je al hard hebt gewerkt als je je klant hebt geleverd wat hij heeft gevraagd. De opstelling van de factuur moet vervolgens doeltreffend en rechtszeker zijn. Dat mag geen hele avond innemen na een lange werkdag. Je mag hier ook niet het minste risico mee lopen.

In onze app kan je een geldige factuur in enkele taps opstellen en versturen, vanuit je zetel of je auto, zelfs wanneer je net bij je klant bent buiten gegaan.

De modelfactuur in de app herneemt namelijk de verplichte gegevens. Je vult ze in, afhankelijk van de aard van je werk. Vervolgens kan je je factuur personaliseren, indien je dit wenst. Met één of twee klikken verstuur je haar per e-mail naar de persoon die zich bezighoudt met de verwerking van facturen bij je klant. De factuur wordt voor eeuwig bewaard, in ieder geval voor zeven jaar, in de cloud via Accountable. Ze krijgt de status “onbetaald”, “betaald” of “over tijd”.

Als een gegeven ontbreekt (bijvoorbeeld, de gegevens van je klant of je btw-nummer), blijft de factuur in haar conceptfase in Accountable staan. Je kan haar dus zo niet naar je klant versturen. Ze wordt ook niet in rekening genomen voor je belastingen. Via Accountable kan je enkel facturen versturen die officieel en wettelijk zijn. En dat kan je snel en goed doen!

Kortom, in 2019 heb je geen enkele reden meer om je factuur onvolledig of te laat te versturen.

Dit is onze manier om je te helpen om als zelfstandige te slagen!

Btw of niet? Zo vermeld je btw op je factuur

Dankzij de facturen die je uitgeeft, weet de belastingdienst, die de btw administreert, wat moet worden ontvangen en aan hem worden doorgestort – 6, 12 of 21% van het bedrag van de handeling. Het is ook mogelijk dat je factuur geen btw-bedrag bevat om een duidelijke en wettelijke reden. Dat is het geval in de situaties die hieronder worden beschreven. Je moet dan wel de afwezigheid van het btw-bedrag rechtvaardigen door in je factuur één van de volgende wettelijke vermeldingen, naargelang je situatie, in je factuur op te nemen:

  • Als je jaarlijkse omzetcijfer onder de 25.000 euro ligt, kan je kiezen voor de btw-vrijstellingsregel. Je ontvangt haar niet van je klanten en je brengt haar ook niet in vermindering bij je aankopen. Als je kiest voor de btw-vrijstelling, vermeld dan op elke factuur: “Bijzondere btw-regeling voor kleine ondernemingen – btw niet toegepast”.
  • Je voert een werk in onroerende staat uit voor een Belgische klant, dan is het btw-percentage 0%. Je moet dit aantonen op je factuur met de vermelding: “Btw verlegd – KB nr. 1, art. 20”.
  • Je levert een dienst tussen professionals (B2B) aan een klant in de Europese Unie, dan is het btw-percentage 0%. De vermelding op de factuur is: “Btw verlegd – artikel 196 van de btw-richtlijn 2006/112/EG”.
  • Je levert een intracommunautair goed aan een klant in de Europese Unie, dan is het btw-percentage 0%.

De vermelding op de factuur is: “Btw verlegd – artikel 138, lid 1, van de btw-richtlijn 2006/112/EG”.

  •   Je exporteert naar een klant buiten de Europese Unie, dan is het btw-percentage 0%. De vermelding op de factuur is: “Vrijstelling – art. 146 van de btw-richtlijn 2006/112/EG”.

Je moet deze vermeldingen in je factuur opnemen. Zij geven recht op een btw-percentage van 0% of op een btw-vrijstelling.

Bij Accountable hoef je deze zinnen niet op elke factuur te “knippen-plakken”: wanneer ze van toepassing zijn, worden ze automatisch in de factuur opgenomen.

Heb je liever je eigen factuurmodel? Geen probleem: stuur de pdf van je factuur naar revenue@accountable.eu, scan haar, breng haar in: je vindt je factuur terug in je app, met alle elementen – klanten, data, bedragen.

Een factuur is ook een boodschap naar je klant toe

Een factuur is een wettelijk document. Je weet dit en, als je Accountable gebruikt, stuur je enkel nog wettelijke facturen. Maar een factuur is niet enkel een verplichting: het is ook een boodschap naar je klant toe. Je helpt hem om tijdig de volledige som te betalen. Je geeft hem een beeld van wie jij bent als onderneming. Je geeft hem de boodschap dat je je project ernstig neemt en verder met hem zaken wil doen.

Een factuur stelt je in staat om al deze boodschappen naar je klant te sturen. Daarom geven we bij Accountable de mogelijkheid om facturen naar je evenbeeld te sturen. Hier volgen enkele tips om je factuur te personaliseren:

  • Je voorwaarden: vooraleer je begint te werken voor een klant, moet je hem op de hoogte brengen van je voorwaarden. Deze omvatten onder meer de bevoegde rechtbank in geval van een geschil en de toepasbare boetes in geval van betaalachterstand. In het algemeen wordt 10% van de factuur aangerekend. Via Accountable kan je deze voorwaarden ook op de factuur vermelden.
  • Je logo: de klant weet in een oogwenk wie je bent. Je kan je logo gemakkelijk op de factuur, die je bij Accountable opstelt, toevoegen.
  • De kleur: het staat je vrij te kiezen welke kleur je gebruikt bij de opmaak van je factuur. Op deze manier kan je je onderscheiden en je onderneming in het oog laten springen telkens je een factuur stuurt.
  • De opmaak: via Accountable kan je de opmaak van de factuur personaliseren zonder de wettelijke verplichtingen te verwaarlozen. Zo ontwerp je een factuur naar je evenbeeld!

Je factuur is het spoor dat je klant van jou en je onderneming bewaart eens het goed of de dienst is geleverd. Als de factuur volledig, professioneel en naar je evenbeeld is opgesteld, is de kans groot dat je klant je tijdig betaalt en een duidelijk beeld van je onderneming houdt.

Ziezo, je bezit over alle informatie om een onfeilbare factuur op te stellen die beantwoordt aan de wettelijke verplichtingen en aantrekkelijk is voor je klant. Nu hoef je enkel nog een gaatje in je agenda te vinden – een klein, maar zeker gaatje – en er werk van maken!

Wil je je factuur-skills nog verder verbeteren? In dit artikel bespreken we de 9 meest gemaakte fouten bij het factureren, zodat jij ze kunt voorkomen.

Wil je er zeker van zijn dat je foutloze facturen opstelt? Probeer dan onze gratis online factuurtool en stel razendsnel en gemakkelijk juridisch correcte facturen op. 

Sibylle Greindl, content- en gemeenschapsschepper
Sibylle Greindl, content- en gemeenschapsschepper

Sibylle houdt van woorden en verhalen. Voordat ze bij Accountable kwam werken, was ze een van de eerste testers van de app. Door de overtuigingskracht van de app voegde ze zich uiteindelijk bij het team. Nu zorgt ze ervoor dat zo veel mogelijk zelfstandigen dezelfde ervaring kunnen krijgen die zij had toen ze Accountable gebruikte!

Accounting team Accounting team

Ontvang onze beste advies
voor succes

In 3 e-mails





Een fout is opgetreden. Probeer het nogmaals.

Alle velden zijn verplicht.

We leggen ons toe op het respecteren van jouw privacy. De verstrekte informatie wordt gebruikt om je relevante inhoud over onze producten en diensten voor te stellen. Je kan zich te allen tijde voor deze meldingen afmelden. Voor meer informatie, verwijzen wij je naar onze privacybeleid.