La durée de conservation légale des factures en Belgique

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Indépendant en Belgique ? Vous vous demandez peut-être pendant combien de temps vous êtes tenu de conserver vos factures. Nos coaches fiscaux reçoivent souvent cette question. La durée de conservation des factures est un élément essentiel de votre administration, mais les règles ne sont pas toujours claires. Examinons-les ensemble.

Quelle durée de conversation des factures en tant qu’indépendant ?

En Belgique, vous êtes dans l’obligation de conserver vos factures et vos documents comptables pendant 10 ans. Il y a encore quelques années, le délai était de 7 ans, mais celui-ci a changé.

Concrètement, cela signifie que les factures émises en janvier 2025 doivent être conservées jusqu’au 31 décembre 2035. Elles pourront donc passer à la déchiqueteuse à partir du 1^er janvier 2036.

⚠️ Attention, il existe quelques exceptions :

• Investissements : les factures des achats que vous amortissez sur plusieurs années doivent être conservées jusqu’à 7 ans après le dernier amortissement. Exemple : vous avez acheté un nouveau GSM en 2023 dont le dernier amortissement date de 2025. Vous devez donc conserver cette facture jusqu’au 31 décembre 2032.
• Immobilier : selon le Code de la TVA, les documents liés aux bâtiments ou terrains doivent être conservés pendant 15 ans. Les biens immobiliers étant souvent amortis sur le long terme, vous devrez de toutes façons conserver ces documents.

Le non-respect de ces délais peut entraîner des amendes.

Pourquoi conserver les factures pendant 10 ans ?

Vous vous demandez peut-être pourquoi le délai de conservation des factures est si long. Voici les raisons principales :

1. Contrôles fiscaux : le fisc peut revenir 3 ans, voire 7 ans en arrière, dans ses contrôles. Sans preuves, vous risquez une amende.
2. Charge de la preuve : les factures prouvent vos revenus et vos dépenses dans votre déclaration fiscale et votre déclaration TVA.
3. Suivi financier : une gestion administrative correcte garantit une bonne connaissance de votre situation financière.
4. Protection juridique : les factures serviront de preuve en cas de conflit avec vos clients ou vos fournisseurs.

Numérique ou papier : dans quel format conserver ses factures ?

Vous pouvez conserver vos factures au format digital ou au format papier. Selon la règle générale, vous devez conserver les documents administratifs au format dans lequel vous les avez reçus.

Le fisc accepte les copies numériques à condition qu’elles soient lisibles et complètes.

Avantages de conserver les factures au format numérique :

• Gain d’espace : pas besoin d’armoires d’archives qui débordent
• Facilité de recherche : vous trouvez ce que vous cherchez en quelques secondes
• Sécurité : moins de risque de perte en cas d’incendie ou de dégâts des eaux
• Accessibilité : accès continu à votre administration
• Écologie : moins de gaspillage de papier

💡 La facturation électronique devient obligatoire à partir de 2026. Téléchargez Accountable pour satisfaire les directives en matière de facturation électronique, conserver toutes vos factures au format numérique et tout retrouver à tout moment.

Que faire en cas de contrôle fiscal ?

Imaginez : vous faites l’objet d’un contrôle fiscal et vous devez présenter vos factures d’il y a quelques années. Que faites-vous ?

Si vous avez tout bien conservé, vous n’avez aucune raison de paniquer. Avec Accountable, vous retrouvez et exportez tous les documents nécessaires en quelques clics. Parfait pour rester zen en cas de contrôle.

💡De nombreux indépendants font des erreurs lors de l’établissement de leurs factures. Cela peut poser problème en cas de contrôle ultérieur. Les logiciels de facturation tels qu’Accountable vous évitent ce genre d’erreurs.

Conclusion

Tous les indépendants belges doivent conserver leurs factures pendant un délai légal de 10 ans. La mise en place d’un bon système et l’utilisation d’outils digitaux comme Accountable simplifient considérablement cette obligation essentielle.

Plus envie de stresser par rapport à la conservation de vos factures et autres obligations administratives ? Testez Accountable gratuitement et découvrez à quel point la comptabilité peut être simple.

Auteur - Valesca Wilms

Valesca est Content Manager chez Accountable Belgique. Elle écrit sur le statut de freelance, le travail indépendant et la fiscalité, en s'appuyant sur sa propre expérience de freelance.

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