Gratis factuursjabloon en 5 stappen om de perfecte factuur te maken

Ben je net begonnen als zelfstandige en is het tijd om je eerste factuur te maken? Met dit factuursjabloon stel je zonder zorgen een correcte, rechtsgeldige factuur op. Naast een voorbeeld van een factuur delen we ook een handige checklist met 5 stappen om de perfecte factuur op te stellen. Ready, set, go!

Hoe moet je een factuur maken? Gebruik ons factuursjabloon en volg deze 5 stappen

Download hier het gratis factuursjabloon van Accountable en dan gaan we meteen samen aan de slag met je eerste factuur. 

Stap 1: begin met de verplichte vermeldingen op elke factuur 

Er zijn enkele vermeldingen die verplicht op elke factuur aan een Belgische klant moeten staan. Vermeld je deze zaken niet, dan is je factuur in principe niet rechtsgeldig en kun je zelfs een boete krijgen. De ontvanger van een factuur die wettelijk niet conform is, kan deze bovendien weigeren. En dat wil je natuurlijk allemaal liefst voorkomen, toch?

Zorg er dus zeker voor dat op elke factuur de volgende info staat:

• Het woord ‘factuur’ (net zoals je op elke geldige offerte het woord ‘offerte’ vermeldt)
• Een uniek factuurnummer. Dit zorgt ervoor dat je elke binnenkomende betaling makkelijk aan een factuur linkt en je een duidelijk overzicht van je inkomsten behoudt.
• De factuurdatum waarop je de factuur hebt opgesteld
• De vervaldatum van je factuur. Die geeft aan op welke datum je klant ten laatste moet betalen. Een betalingstermijn op je factuur zetten is niet verplicht, maar op onze voorbeeldfactuur zie je er wel een staan. We raden je aan om facturen te maken mét een vervaldatum, zodat je klant duidelijk weet wanneer je de betaling verwacht en je bij eventuele problemen naar deze termijn kunt verwijzen.

In ons factuursjabloon vind je deze verplichte informatie net boven de beschrijving van de geleverde prestaties, maar je bent vrij om deze op een andere plaats te zetten. Zolang je ze maar in je factuur opneemt!

Kleine tip 👀: niet iedereen hoeft te weten dat je een starter bent. Je kunt er daarom voor kiezen om je eerste factuur te laten beginnen met een groter factuurnummer dan 1, om professioneler te lijken. Je bent immers niet verplicht om te beginnen bij het nummer 1. De factuurnummers moeten elkaar wel opvolgen.

Bekijk ook onze facturatiegids voor zelfstandigen

Stap 2: vul je bedrijfsgegevens en die van je klant in

De informatie die je in deze stap invult, vind je in de hoofding van ons gratis factuursjabloon. Ook hier kun je er gerust voor kiezen om de info op een andere manier vorm te geven. Zorg er wel voor dat je bedrijfsgegevens en die van de klant in een oogopslag duidelijk zijn, zodat je klant meteen begrijpt van wie de factuur komt. 

Deze gegevens over je eigen onderneming moeten op iedere factuur staan:

• Je naam. Voor een eenmanszaak is je (officiële) volledige naam hier voldoende. Als zelfstandige in een vennootschap vul je de officiële naam in die geregistreerd staat bij de Kruispuntbank van Ondernemingen.
• Je adres. Gebruik het adres dat gelijk is aan de hoofdzetel van je onderneming (en dus niet je coworkingkantoor, buitenlandse adres of verblijfsadres).
• Je btw- of ondernemingsnummer. 
• Zeker niet vergeten: je bankrekeningnummer. Je kunt deze meteen onder je bedrijfsinfo plaatsen, of onderaan in de footer van je factuur (zoals in ons factuursjabloon).

Je vult dezelfde gegevens in over de klant aan wie je factuur gericht is: de naam, het adres en het btw- of ondernemingsnummer.

Kun je de bedrijfsgegevens van je klant of koper nergens vinden? Verspil je tijd niet door urenlang het internet af te schuimen. Je kunt alle informatie van Belgische ondernemingen op de website van de KBO terugvinden, van het adres tot het btw-nummer.

Informatie over een Europese klant die niet in België woont, vind je via de VIES-tool van de EU.

Stap 3: omschrijf je geleverde diensten en geef de bijhorende prijzen en btw-tarieven

Nadat je jouw informatie en die van de klant hebt ingevuld, is het tijd om de kern van je factuur in te vullen: de inhoud en prijs van de verkoop. Beschrijf kort en bondig welk product of welke dienst je hebt geleverd en zet bij elke prestatie de hoeveelheid, de eenheidsprijs en het btw-percentage.

De eenheidsprijs is het bedrag dat je vraagt voor één stuk van het goed. Verkoop je geen goederen, maar diensten? Dan is de eenheidsprijs de prijs die je aanrekent voor één uur of het vaste tarief voor een bepaalde service.

Onder welk btw-percentage vallen je diensten of producten?

Het komt vaak voor dat je als startende zelfstandige niet goed weet welk btw-tarief je moet aanrekenen voor de goederen en diensten die je verkoopt. Als je bijvoorbeeld zowel spullen verkoopt als trainingen geeft, dan zijn de btw-tarieven verschillend. Zelfs twee onderdelen van dezelfde fiets kunnen verschillende tarieven hebben. 

Wil je weten welke tarieven je moet toepassen? Neem dan eens een kijkje op de website van de overheid, waar het allemaal staat uitgelegd.

Sommige starters kiezen ervoor om te beginnen onder het btw-vrijstellingsregime voor kleine ondernemingen (als je omzet minder dan 25.000 euro is). In dat geval reken je geen btw aan op je facturen. Belangrijk om te weten: je kunt dan helaas ook geen btw van je aankopen aftrekken. Vermeld in elk geval zeker het volgende onderaan je factuur: ‘Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk’.

Zoals je in ons factuursjabloon ziet, is het ook erg handig om onder de omschrijving van je prestaties het totale bedrag zonder btw, het totale btw-bedrag en het totaal te betalen bedrag te noteren. Zo maak je het de klant lekker makkelijk om je factuur (snel) te betalen.

Stap 4: vergeet de speciale btw-vermeldingen niet (indien van toepassing)

Btw-vrijstelling

Ben je vrijgesteld van btw? Dan ben je verplicht om een factuur te maken met de vermelding ‘Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk’.

Btw-verlegging

Er zijn twee situaties waarin je de btw-verlegging moet toepassen: als de btw verschuldigd is door een medecontractant, of wanneer je een factuur maakt voor een Europese klant die niet in België woont.

Als je aan een andere btw-plichtige ondernemer in België factureert, moet je geen btw aanrekenen voor werken aan onroerende goederen. Je verlegt de btw dan naar je klant (je ‘medecontractant’). Meer daarover lees je in onze blog over de btw-verleggingsregeling voor zelfstandigen.

Ook wanneer je een klant uit een ander EU-land hebt, gelden er speciale btw-regels. In dat geval is jouw klant namelijk verantwoordelijk voor het betalen van de btw in zijn of haar eigen land. Dit proces heet de intracommunautaire verleggingsregeling.  Achter deze obscure term zit een simpele logica: de internationale btw-verplichtingen worden verlegd naar jouw klant.

Zit jij in deze situatie? Dan raden we jou aan om de Accountable-app te gebruiken om de factuur aan te maken. Wij passen automatisch de juiste regels toe en geven het correct aan in je volgende btw-aangifte.

Stap 5: voeg algemene voorwaarden toe

In ons factuursjabloon is onderaan bij ‘Opmerkingen’ nog heel wat vrije ruimte voorzien voor je algemene voorwaarden. Die zijn in België niet verplicht, maar zeker aan te raden.

In die algemene voorwaarden staat namelijk informatie over de betalingswijze, de levering van je goederen of diensten, en wat er gebeurt bij het overschrijden van de betalingstermijn van je factuur. Goede afspraken maken goede vrienden (en klanten ;-)).

Bonustips om een nog betere factuur te maken

Bij Accountable gaan we graag nog een stapje verder om ervoor te zorgen dat je niet alleen geldige facturen kunt maken, maar ook facturen die overzichtelijk zijn én visueel bij je zelfstandige activiteit in hoofdberoep of bijberoep passen. Daarom geven we je nog enkele bijkomende tips voor het factureren:

• Voeg het logo van je eenmanszaak of vennootschap aan je factuur toe. De meest logische plaats in het factuursjabloon is in je hoofding, net boven je bedrijfsgegevens.
• Gebruik de kleuren van je merkidentiteit en zorg voor een goed leesbaar lettertype. Een fluitje van een cent als je facturen maakt met de Accountable-app.
• Met Accountable is het ook mogelijk om een QR-code aan je factuur toe te voegen die je klant scant om meteen de betaling in orde te brengen.
• Verstuur je factuur ten laatste op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je je prestaties leverde. Doe je dit niet, dan kan het gebeuren dat de fiscus je een boete oplegt.
• Heb je een fout gemaakt in je factuur? Zet ze zo snel mogelijk recht via een creditnota die duidelijk verwijst naar de oorspronkelijke factuur.

Twijfel? Bekijk onze voorbeeldfactuur of neem contact op

Tot slot geven we je, naast ons gratis factuursjabloon, ook nog een gratis voorbeeldfactuur mee. Gebruik deze factuur als voorbeeld in geval van twijfel. Vergeet zeker je gegevens niet correct aan te passen als je deze voorbeeldfactuur als basis gebruikt. ;-) 
Heb je nog vragen over de inhoud van je factuur of over zaken zoals btw-tarieven of auteursrechten op een factuur? Ons team helpt je met plezier verder via de chat (rechtsonder in het scherm) of in een e-mail via [email protected].

Auteur - Valesca Wilms

Valesca Wilms is Content Manager bij Accountable België en schrijft over freelancen, zelfstandige zijn en belastingen op basis van haar eigen ervaringen.

Wie is Valesca ?