Als zelfstandige moet je periodiek je btw-aangifte indienen. Deze aangifte bevat het overzicht van btw die je zelf hebt geïnd via je verkoopfacturen, en de btw die je hebt betaald via je professionele aankopen. Op basis van deze aangifte wordt je btw-saldo berekend, en ontdek je of je btw terugkrijgt of moet doorstorten. In deze gids nemen we je stap voor stap mee doorheen de btw-aangifte: van de voorbereiding tot het indienen bij Intervat en het betalen van je btw-saldo. Let’s go!
Btw kalender: wanneer btw-aangifte indienen?
De periodieke btw-aangifte kan via een maandelijkse aangifte, of een kwartaalaangifte.
- Verdien je minder dan 2.500.000 euro (exclusief btw): kwartaalaangifte.
- Verdien je meer dan 2.500.000 euro (exclusief btw): maandelijkse btw-aangifte.
Je btw-aangifte of kwartaalaangifte dien je telkens in vóór de 20ste van de maand die volgt op kwartaal waarvoor je aangifte moet doen.
Noteer deze deadlines voor de btw-aangifte alvast in je agenda:
- 25-04-2025: betaling en aangifte kwartaal 1
- 27-07-2025: betaling en aangifte kwartaal 2
- 25-10-2025: betaling en aangifte kwartaal 3
- 25-01-2026: betaling en aangifte kwartaal 4
Btw-aangifte indienen: een stappenplan
Stap 1: Bereid je btw-aangifte voor
Als je met een boekhouder samenwerkt, is de kans groot dat hij of zij je btw-aangifte doet. Spreek dit daarom goed af, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Misschien houd je zelf je btw-uitgaven en -inkomsten bij. Neem ze er dan nu bij, want in de volgende stap gaan we ermee aan de slag!
💡 Accountable tip: Als jij al je inkomsten en uitgaven systematisch hebt bijgehouden in Accountable, dan creëer je de btw-aangifte letterlijk met één druk op de knop. Dat bespaart jouw een hoop tijd en werk. Handig toch?
Ben je een Accountable gebruiker?
Check dan eerst of al je inkomsten en uitgaven in Accountable zitten. Dit gaat het gemakkelijkst als je je verkoopfacturen opmaakt in Accountable of systematisch oplaadt. Hetzelfde geldt voor alle bonnetjes en aankoopfacturen, voeg deze toe van zodra je ze ontvangt.
Ga in web-versie van Accountable naar de tab ‘Belastingen’.
- Klik op het kwartaal waarvoor je de aangifte wil doen, en dan op ‘Btw-aangifte’.
- Klik op ‘btw-aangifte genereren’.
Je ontvangt in je mailbox een XML-bestand. De kans is groot dat je dit bestand niet kunt openen op je computer, maar maak je geen zorgen: het formaat is specifiek aangepast voor de verwerking door Intervat.
Stap 2: Inloggen bij Intervat
Nu is het tijd om in te loggen bij Intervat. Dit is het platform waar je je kwartaalaangifte of periodieke btw-aangifte gaat indienen.
- Kies de aanmeldmethode die jou het beste ligt.
Heb je een account op Itsme? Werk je liever met een kaartlezer en e-ID? Of heb je een digitaal token aangevraagd?
- Ben je een éénmanszaak, kies dan voor ‘in your own name’.
- Heb je een vennootschap, dan kies je ‘in the name of a company’.
- Klik op ’Next’
- Klik op ‘Intervat’.
Stap 3: Upload je btw-aangifte bij Intervat en onderteken
- Rechts op het scherm vind je ‘Aangifte via bestand’.
- Sleep je btw-aangifte (het bestand dat je kreeg van je boekhouder of Accountable) hiernaartoe.
- Valideer en onderteken de aangifte, anders krijgt de overheid jouw aangifte niet binnen.
Let op: de status op Intervat staat eerst op ‘Gevalideerd’, en pas daarna op ‘Succes’. Het is belangrijk dat je doorgaat tot het einde.
- Check bij ‘Mijn Aangiften’, onderaan ditzelfde scherm, of er ‘Succes’ staat achter je laatste aangifte.
Stap 4: Betaal (indien nodig) je btw-saldo
Zo, je btw-aangifte is ingediend.
Krijg je geld terug of moet je nog btw bijstorten aan de staat? Als je btw moet betalen, ontvang je de betaalgegevens en de uiterste betaaldatum. Plan je betaling een 3-tal dagen voor de uiterste betaaldatum. Zo betaal je niet te vroeg, maar zeker ook niet te laat.
Krijg je btw terug, dan hoef je niets te doen, dit zal automatisch op je rekening verschijnen. ✨
Zo, nu heb je helemaal zelf, met een klein beetje hulp van Accountable, je btw-aangifte ingediend. Wist je dat je met Accountable ook je klantenlisting en personenbelasting zelf opmaakt en indient?
